導入事例一覧

株式会社トルハート様

納品書・請求書の郵送業務を電子化

「早く届けて欲しい」とお客様のご要望に対応、
同時にコスト削減と事務効率の改善を図る

株式会社トルハート 様

株式会社トルハート
業種 室内装飾品卸(カーテン、カーペット等)
本社 石川県 金沢市
営業地区 仙台、秋田、盛岡、郡山、関東(さいたま市)、長野、新潟、宇都宮、富山、山形、青森
URL http://www.trueheart.co.jp/

郵送業務について

月間約8,000件の納品書・請求書を発送

総務・経理部門で一括実施
郵送業務

当社は在庫をできる限り持たずに、メーカーからお客様に商品を直送するケースが多いため、毎月、約8,000件の納品書と請求書を本社(金沢)で一括処理を行っています。

2、3日に1回、総務・経理部門(4名)ですべての業務を止めて2時間程度、納品書と請求書の封入作業を行っています。

導入のきっかけ

納品書・請求書を『早く』、『正確』にお客様に届けたい

タイトな請求業務に郵送時間の短縮は必須
導入目的

お客様が東日本に集中(特に東北地区)していることもあり、納品書や請求書がお客様のお手元に届くには郵便で『2日間』はかかるケースが多くあります。

このためお客様からは『(締め処理に間に合わせる為)早く請求書が欲しい』とのご要望を頂いており、一刻も早く請求書をお届けすることは重要な課題でした。

納品書・請求書の『誤送付』は、企業リスク

書類送付で最も神経を使うのは、『誤送付』です。お客様毎に取引条件が違う場合もあり、『誤送付』というリスクには十分配慮しながら作業を行う必要があります。

その為、封筒に封をせず、『封入する人』と『チェックする人』に分け、ダブルチェックを行うために、どうしても人手と時間が掛かってしまいます。

導入に向けて

お客様の事前アンケートで社内を説明

お客様全体の数%の電子化でもコスト回収が可能
eco Deliver Express のランニングコストが回収可能

「このような課題を改善したい」と当社の販売管理システム導入ベンダーに相談したところ、帳票配信のクラウドサービス『eco Deliver Express』の存在を知ることになり、導入を検討することにしました。

『eco Deliver Express』は、郵送時間の短縮や誤送付の防止だけでなく、郵送コストも抑えることができるのですが、パソコンをもっていないお客様も多くいらっしゃることから実際に利用してもらえるかが不透明でした。

そこで、納品書と請求書を郵送からWeb配信サービスに切り替えることができるかどうかについて当社営業マンを対象に事前ヒアリングを行いました。

利用に賛同して頂けそうなお客様は、全体(約2,000社)からすると多くない社数でしたが、『eco Deliver Express』のイニシャルコスト及びランニングコストが回収可能な数字でコスト面において問題が無いことから役員会で説明を行い導入が決定されました。

導入後の成果と今後の展開

導入後わずか2ヶ月間でコストダウンに成功

導入は、1.5ヶ月で完了
基幹システムから納品・請求データを連携(構築1.5ヶ月)

社内での導入決定後、販売管理システムとの請求データ連携を含め、『1.5ヶ月』という短期間でトラブルもなく順調にサービスを開始することができました。

導入後2ヶ月で、利用ユーザが倍増

導入前、お客様に請求書と共に案内状を郵送した結果、導入後2ヶ月後には当初見込みの2倍を超えるお客様にご利用頂くまでになりました。納品書、請求書の電子化を推進することで事務効率化とコスト削減を図ることができました。

取引量の多いお客様に電子化を重点的に打診
取引先上位10%の電子化で納品書・請求書の7割をカバーが可能

もちろん、『eco Deliver Express』を全てのお客様に利用頂くことが望ましいとも思いますが、パソコンをお持ちでないお客様も現実的にはいらっしゃることから郵送との併用が現実的であると考えております。

取引量の多いお客様については納品書の発行回数も多くご利用頂ければ充分にメリットがあることから今後はこれらのお客様を重点に継続してご説明をしていきたいと考えています。

今後の改善点

既に『eco Deliver Express』をご利用のお客様の中には、取引量が多く請求データの消込作業簡素化のため、『明細をデータベースで送付して欲しい』というご要望も頂いています。今後、販売管理システム導入ベンダーやインフォコムさんと連携しながら、実現に進めていきたいと考えています。

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