導入事例

株式会社関電工様

支払通知書の発送業務を電子化 -株式会社関電工様-

株式会社関電工
業種 総合電気設備(電気工事・情報通信工事・空調工事・リニューアル工事)
本社 東京都 港区
従業員 6,604名(2015年3月末現在)
URL https://www.kandenko.co.jp/

郵送業務について

月間2,000件の支払通知書を2つの方法で発送

発送業務

当社は、取引先に対して支払通知書を平均2,000件/月発送しています。発送方法は2つに分かれており、資材系の支払通知書(1,800件/月)は、印刷~封入~投函に至る一連の作業を外部に委託しています。
 経費系の支払通知書(200件/月)に関しては、FAX配信サービスを利用しています。

導入前の課題

発送業務が分散

課題

一つ目は、支払通知書を発送する業務が2つに分かれており非効率となっていた点です。支払通知書のフォーマットも2種類存在していました。

支払通知業務のスケジュールが非常にタイト

二つ目は、請求書締切日と支払日の間隔が短いため、取引先へ入金日より前に支払通知書を郵送するための作業にかなりの負荷がかかっていました。また、取引先も支払通知書の受領が入金日直前になっていました。

膨大な郵送コスト

三つ目は膨大な郵送コストです。中には、支払通知書を必要としていない取引先もあり、コストをかけて郵送することに意味があるのか。いつまで郵便なのかという疑問がありました。

導入に向けて

取引先が電子化に対応できるのか

実は、以前より電子化の話は何度か検討に上がっていました。当社は電気工事関連の企業ですが、パソコンを保有していない、パソコンに詳しくない取引先も少なくないことから、電子化に踏み切ったとしても『取引先がメールアドレスを持っているのか』、『仮に(メールアドレスを)持っていたとしても受け取ることができるのか』という懸念がありました。
 しかし、インターネットやスマートフォンの普及が背景となり、取引先のIT化も進んだことから本格的な検討を2014年に開始し、2014年末には製品の導入を決定しました。

ecoDeliverExpressに決めた理由

数千件もの取引先のメールアドレスを
収集する機能(コレクト機能)

  1. STEP1
    現在取引先に郵送されている書類に、クラウドサービスへのアクセス方法を記載したご案内を同封します。
  2. STEP2
    取引先にてecoDeliverExpressのコレクト機能の画面にアクセスし支払通知書を受け取るメールアドレスを登録します。
  3. STEP3
    取引先から記入頂いたメールアドレスをダウンロードし、配信先情報として利用します。
製品選定理由

電子化にあたり『 最大の壁 』となるのが数千件にもわたる取引先のメールアドレスを収集することでした。

当社の場合、支払通知書を紙で郵送していた為、送り先の住所や担当者の情報は把握しています。しかし、メールアドレスについては、新たに数千件ものメールアドレスを一から収集する必要がありました。紙ベースでメールアドレスを収集した場合、"_"や"ー"等で登録されているメールアドレスの転記は難しく、転記ミスによる誤送信は大変危険です。また、数千件もの取引先のメールアドレスを手作業で転記することは、非現実的です。

こうしたことから、導入後の稼働を意識した場合『確実に届く』数千件ものメールアドレスを『確実に収集する』ことができるecoDeliverExpressのコレクト機能は、大変重要な選定ポイントとなりました。いくつかの製品を比較しましたが、コレクト機能に相当する機能がセットになっている製品は他になかったこともあり、最終的にはecoDeliverExpressを選定しました。

導入後の成果と今後の展開

コレクト機能が導入後の運用面で効果を発揮

本稼働までの準備期間は、3ヶ月しかありませんでしたが、導入期間を短くしたのが、コレクト機能です。主要取引先(約6,500社)を対象とし、コレクト機能にてメールアドレスの収集行いました。電話での問い合わせもありましたが、全体の75%(約4,800件)のメールアドレスをコレクト機能により収集することができ導入後の運用面で効果を発揮しました。

2つの発送業務を統一

システムイメージ

分散していた支払通知書の業務をecoDeliverExpressで統一できたことで作業が一度で済むようになりました。(上図参照)その際、2種類あった支払通知書のフォーマットも統一しています。

余裕を持った業務スケジュール

成果

Webで配信することにより、即時に取引先へ支払通知書を届けることが可能となり、余裕をもった業務スケジュールを組むことができるようになりました。また、取引先も支払通知書の受領が、従来より早くできるようになりました。

コストを60%削減

資材系の支払通知書と経費系の支払通知書を合わせた従来要していたコストと比較すると、年間で60%を削減することができました。

再発行の手続きが不要

導入前、支払通知書の紛失があった場合、再発行の手続きをとっていましたが、ecoDeliverExpressの導入後は画面上で取引先が直接入手できるようになった為、再発行が不要となりました。

取引先からの声

過渡期の為、パソコンの操作が苦手な方からは難しいとの声もありましたが、『支払通知書が早く届く』ようになったので大変便利になったとの声を頂いています。

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