導入事例一覧

日綜産業株式会社様

帳票の印刷~郵送までの作業時間を約9割削減

毎月8時間以上かかっていた
支払通知書の郵送作業時間を1時間に削減

日綜産業株式会社 様

日綜産業株式会社
業種 建設用仮設機材の開発、設計、製造、販売、レンタル
(仮設機材のリーディングカンパニー)
本社 東京都中央区日本橋
従業員 277名
URL http://www.nisso-sangyo.co.jp/

導入前の発送業務

支払通知書(月間350件)を月1回 取引先へ郵送

発送業務

当社は、足場・仮設資材のレンタルやリースを行っており、取引先に対して支払通知書を平均350件/月 郵送しています。

支払通知書の郵送は、経理室で毎月1回行っています。当社は毎月15日が支払日になる為、その1週間前には郵送できるよう、作業時間をあらかじめ空けておく必要がありました。

導入目的と課題

人手による発送作業の為、時間と手間がかかる

① 紙折り機の導入を断念
導入目的と課題

支払通知書の封入作業があまりにも時間がかかる為 、「紙折り機」の導入を検討したのですが、「コシの無い薄い複写式の紙」は紙折り機に対応できないことから紙折り機の導入を断念し、手作業で行わざるをえない状況が続いていました。

② 支店毎や地域毎に仕分け

一部の取引先は、支店毎や地域毎に支払通知書を手作業で仕分けして郵送する必要があります。この仕訳作業は大変複雑で時間がかかる為、他のメンバーには任せることができない作業となっていました。

③ 相殺金額の記入作業

当社では、複写式の支払通知書に相殺金額を手書きで記入しています。相殺対象のリストを準備し、手書きで相殺金額を記入後に複写した紙をはがしています。 たまに相殺金額を書き間違えることもあり、その場合は再度出力してから手書きで記入する必要がある為、手間が非常にかかる作業となっています。

④ 取引先への到着に時間がかかる

封入した支払通知書は郵便局に直接持込みを行っています。郵便局は当社と同じビルにある為持込自体は近くて楽なのですが、営業時間に間にあわないこともあり、その場合は翌日対応となることから取引先への到着時間が遅れることもありました。

また、取引先の移転先情報を経理部門が事前に入手していない場合、郵送した支払通知書が届かず1週間後に戻ってくることがあります。その場合は取引先の移転先を調べて再送する必要があり手間と時間がかかります。

ecoDeliverExpressに決めた理由

自社の帳票フォームのまま配信ができ、取引先の「メールアドレスを収集する機能」を持っていた

時間のかかる発送作業を改善する為、電子化の検討を開始しました。選定にあたり以下の点を重視しました。

1つ目は、「基幹システムから出力されたPDFの帳票をそのまま配信することができる」ことです。これにより、導入コストや導入期間を削減することができます。

2つ目は、「メールアドレスを収集する機能」です。当社では取引先のメールアドレスを持っていなかった為、メールアドレスの収集機能も大変重要な選定ポイントとなりました。実際、この機能を使って収集したメールアドレスで配信を開始したところ、メールアドレスエラーは"0件"でした。
 当たり前のことかもしれませんが、「 確実に取引先に届く 」という事は電子化を成功する為の必須事項です。

導入後の成果

システムイメージ

ほぼ全ての取引先で電子化了承。取引先の利用状況も良好

ほぼ全ての取引先に支払通知書の電子化にご賛同頂き、大変良好です。利用開始前に取引先へアンケートを取った際、「電子データの方がありがたい」「すぐ届く」「郵便事故の心配がない」といったコメントも頂いております。

8時間以上もかかっていた作業が、わずか1時間に短縮

高い電子化率を背景に、導入前に8時間以上もかかっていた作業がわずか1時間に短縮されました。下図をみると、大半の手作業がなくなったことがよくわかります。手作業が原因で発生していた様々な課題も、電子化により一斉に解消されました。

約9割(88%)短縮

コスト削減も重要な導入目的です。従来のコストとecoDeliverExpressの導入後のコストを比較すると、導入前と比べ61%のコストを削減ができました。

コストも大幅にダウン!

さらに便利と感じた機能

ecoDeliverExpressを導入して、さらに便利だと感じた機能は「先方の受取り状況が確認できる」ことです。実際、支払通知書を送った全体の15%の取引先は見ていないことが、この機能を使ってわかりました。

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