申込確認書を電子化し、営業部門が行う回収作業の負荷を軽減

当社は、企業の人財採用支援を行っており、就職サイト「キャリタス就活」を運営しています。
求人掲載のお申し込みをいただくと、営業が申込確認書（注文書）を取引先より受領後、経理部門にて請求書を作成し、都度郵送していました。月間の郵送数は、少ないときで1,000通/月で、12月や3月は繁忙期となる為、6,000通/月の郵送を行っています。

申込確認書の回収作業軽減のためには、Web配信サービス側で回収が行える『返信機能』の有無がとても重要でした。『返信機能』があったことで、申込確認書の回収作業をWeb上で行うことができるようになり、営業の負荷の軽減が実現できます。

取引先にご負担なく電子化にご協力頂く為に、様々な工夫をしました。導入手順書の作成に際しては、説明が多すぎても少なすぎてもいけないので、取引先の理解に適切な文章量を意識しました。

お客様にも電子化へのメリット（いつでも過去の書類が見れる・無料で利用・すぐ届く）等もお伝えしていきました。初回の問合せはそれなりにありましたが、画面がシンプルな為、一回説明するとご理解頂けるケースが多いと感じています。

営業部門に協力頂くことも重要です。営業部門向けに事前説明会を行い、お客様にもメリットがあることを理解してもらった上で、営業部門から取引先に説明をしてもらう形にしました。この結果、非常にスムーズに導入が進んだと思います。