導入事例一覧

株式会社ディスコ様

「申込確認書の回収業務」と「請求書の郵送業務」を改善 申込確認書を電子化し、営業部門が行う回収作業の負荷を軽減 株式会社 ディスコ様

株式会社 ディスコ
業種 人材サービス 企業の人財採用に関するコンサルティング
 採用広報活動の企画提案
 高等教育機関の学生募集に関するコンサルティング人財紹介・派遣事業
本社 東京都文京区後楽
従業員 409名
URL http://www.disc.co.jp/

導入前の発送業務

営業が申込確認書(注文書)を受領後、請求書を郵送

当社は、企業の人財採用支援を行っており、就職サイト「キャリタス就活」を運営しています。
 求人掲載のお申し込みをいただくと、営業が申込確認書(注文書)を取引先より受領後、経理部門にて請求書を作成し、都度郵送していました。月間の郵送数は、少ないときで1,000通/月で、12月や3月は繁忙期となる為、6,000通/月の郵送を行っています。

発送業務

導入目的と課題

申込確認書の回収業務、請求書の郵送業務を改善

申込確認書の回収業務、請求書の郵送業務を改善
導入目的と課題

まず、営業より『取引先から申込確認書の回収をする業務負担が高い』という声があがったことが、申込確認書や請求書を電子化するプロジェクトを立ち上げるきっかけで、ちょうど経理部門でも、郵送作業の軽減化に取り組んでおり、業務改善する機運が高まっていたので、一気に導入が決定いたしました。

ecoDeliverExpressに決めた理由

申込確認書の回収作業を電子化できる『返信機能』

申込確認書の回収作業軽減のためには、Web配信サービス側で回収が行える『返信機能』の有無がとても重要でした。『返信機能』があったことで、申込確認書の回収作業をWeb上で行うことができるようになり、営業の負荷の軽減が実現できます。

取引先の負担を最小限に!『シンプルでわかりやすい画面』

申込確認書や請求書の電子化を進めるにあたり、取引先にご協力を頂くことは必要不可欠です。取引先に負担をかけることを避ける為、『見た目が優しく、シンプルな画面でわかりやすい操作』であることがシステム選定において重要な点でした。

スムーズな導入作業ができる『コレクト機能』

実際の導入作業でもっとも大変なことは、取引先のメールアドレスを収集することです。数多くのメールアドレスを経理部門で収集するのは大変な手間と時間がかかる為、この機能は導入を成功する為に重要な機能だと考えております。

導入時の工夫

取引先・営業への説明

取引先にご負担なく電子化にご協力頂く為に、様々な工夫をしました。導入手順書の作成に際しては、説明が多すぎても少なすぎてもいけないので、取引先の理解に適切な文章量を意識しました。

お客様にも電子化へのメリット(いつでも過去の書類が見れる・無料で利用・すぐ届く)等もお伝えしていきました。初回の問合せはそれなりにありましたが、画面がシンプルな為、一回説明するとご理解頂けるケースが多いと感じています。

営業部門に協力頂くことも重要です。営業部門向けに事前説明会を行い、お客様にもメリットがあることを理解してもらった上で、営業部門から取引先に説明をしてもらう形にしました。この結果、非常にスムーズに導入が進んだと思います。

導入時の工夫

導入後の成果

申込確認書の回収業務と請求書の郵送業務を改善

手作業で行っていた申込確認書の回収業務と請求書の郵送業務をWeb配信に切り替えることで、営業の事務作業を軽減することができ、営業活動に集中することができています。

導入後の成果

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