「支払通知書」を電子化し業務改善を実現

当社は、南海電鉄グループの一員として、建築・土木・鉄道工事を行っており、毎月650件の支払通知書を経理部門で郵送しています。

支払通知書は、各協力会社様へ入金する10日前に到着するように発送業務を行っておりました。

最初は支払通知書を封筒で送っていましたが、封入・封函作業を『軽減』する為に、支払情報が『少ない』場合は、はがきで郵送を行うようにし、支払情報が『多い』場合は従来どおり封筒で行うように変更しました。

はがきを採用したことにより"封入"・"封函"の作業は軽減できましたが、印刷した支払情報を隠す為　『保護シール』を貼り付ける作業が新たに発生しました。

また、支払通知書の郵送中に協力会社様よりお問合せを頂くケースがあります。はがきの場合『控えが無い』為、調査時間が非常にかかります。封筒の場合は、控えを紙で『保管している』為、スムーズな回答はできましたが、紙の保管スペースの確保が課題となっていました。

今までの課題を改善する為に、支払通知書の電子化に向けた検討を開始しました。複数のメーカよりサービスを紹介頂いた結果、ecoDeliverExpressの導入を決定しました。 決めた理由は『価格』と『機能』でした。機能面については、特に以下の２点が良いと感じました。

電子化の実現にあたり、取引先のメールアドレスを収集することは最重要課題でした。当初、メールアドレスの収集する件数は ~6,000件もありましたが、直近半年間に取引があった協力会社様に絞り1,300件を対象としました。それでも、これだけの件数を経理部門が主体となって正確にメールアドレスを収集しサービスへ登録することは、非常に負荷がかかります。

しかし、ecoDeliverExpressの場合は、協力会社様が自分達でWebサイト上でメールアドレスを入力してもらうことができる『コレクト機能』を標準で搭載されていたことから、心配していた課題をクリアすることができました。　

サービスの導入は、2段階に分けて支払通知書の電子化を行いました。第1段階はグループ会社を対象としました。

グループ会社に協力を頂き事前に問題点を洗い出すことで、協力会社様へスムーズな導入を行うことが目的です。 第1段階の結果は特に問題も無く、第2段階（協力会社様向け）に電子化を進めることができました。

一部の協力会社様は支払通知書と一緒に紙で送る同封物が必須な為、郵送が必要なケースもありますが、電子化率は86.5％となりました。また、はがきでの郵送を廃止することもできました。

電子化した支払通知書の郵送業務
は1/10、コスト削減も実現

新しい取引先や、一部の協力会社様からIDやパスワードに関する問い合わせは発生していますが、電子化した支払通知書の発送作業は1/10に減らすことができ、合わせて郵送費等のコスト削減も実現しています。

また、支払通知書の控えをPDFで一括ダウンロードして保管できる為、問合せも容易な対応が可能です。