導入事例一覧

金属関連製造業様

金属関連製造業
業種 金属関連製造業
従業員 1,300名
売上高 450億円

導入前の発送業務

月間500通の請求書を大型印刷機(13,000枚/月)で出力

当社は、取引先に対して請求書(500通/月)を月4回に分けて発送しています。発送方法は、情報システム部が本社の大型印刷機(13,000枚/月)で一括出力後、製本(印刷物に糊付け・穴あけ)を行い各営業所に配布し、営業部門にて取引先毎に仕分けて取引先に郵送を行っています。

発送業務

導入のきっかけ

大型印刷機の消耗品、保守部品が終了

検討案

請求書の印刷が月間13,000枚ある為、大型印刷機を利用していましたが、消耗品や保守部品の提供が終了する為、リプレースの検討を開始しました。

しかし、大型印刷機のリプレースには約4,000千円かかり、年間保守費用も約1,000千円も発生します。

一方、請求書を電子化するクラウドサービス( ecoDeliverExpress )を使えれば、大型印刷機の購入や年間保守費用が不要となることは以前より知っていたことから、右記の3案で検討を開始しました。

検討の結果

大型印刷機の購入を止め、請求書の電子化に決定

様々な視点で検討した結果、『案2) ecoDeliverExpressを導入』で進めることになりました。理由は以下の3点となります。

(1)コスト削減

請求書を電子化すると、初期費用、ランニング費用共に大きなコスト削減が可能です。
1)初期費用: 大型印刷機リプレース費用(約4,000千円)
2)ランニング費用: 大型印刷機の保守費用(1,000千円/年)請求書の郵送コスト(1,500千円/年)

(2)郵送時間の短縮・手間の改善

大型印刷機を導入しても、取引先に送る郵送時間は短縮されません。営業が取引先毎に仕分し配布する作業も残ります。取引先が急いでいる場合は、合計請求書を個別にFAXする手間も今までと同じです。連休がある場合は、取引先の事務手続きに間に合うよう連休中に出勤してFAXを送る点も改善されません。一方、請求書を電子化するとこれらの課題も改善できます。

(3)紙の保管スペースを削減

取引が多いお客様には、毎月段ボールで請求書を郵送している為、電子化により請求書を保管するスペースを無くすことが可能です。

電子化に向けた社内調整

営業部門の作業が減るメリットをデモ環境を見せながら具体的に伝えた。

実際の導入に向けて、社内や取引先との調整が必要になります。最初に営業部門に説明会を実施しました。電子化の『主旨』を伝え、合わせて営業部門が請求書を送付する作業が減るメリットを伝えました。デモ環境を準備し、請求書の電子化イメージを具体的に伝え、簡単であることを理解頂けた為、反対意見も無く賛同頂きました。

次に営業経由で大手の取引先にも事前確認を行い、郵送時間の短縮や請求書の保管スペース削減を伝えることで賛同頂き、経営会議で最終承認されました。

導入効果(社内)

コスト削減

ecoDeliverExpressの導入でコスト面の貢献が一番にあげることができます。まずは、初期費用(プリンタのリプレイス費用)が不要となった点です。さらに月額のランニングコストも74%下がっています。(上図参照)

請求書を発行する為の専用担当者が不要に

印刷物への糊付け、穴あけ、配布等の郵送作業に毎月16時間の作業時間はかかっていましたが、請求書の電子化により現在の作業時間は2時間となり大幅な時間短縮となりました。

さらに、クラウドサービスの為、サーバーの運用管理が不要となり、請求書を発行する為の担当者も不要となりました。

災害時のBCP対策に

電子化することにより災害等の緊急事態に備え、請求書の発送が継続して行えることが可能となりました。

導入効果(取引先)

お客様は朝一で請求書を受け取ることが可能

基幹システムから請求データを自動でダウンロードし、夜中に請求書をお客様に配信している為、朝一でお客様が請求書を確認することができるようになり、お客様の事務処理がスムーズになりました。

請求内容の確認作業が容易に

毎回1社平均26枚の請求書を送っています。大量の請求明細は目視確認が必要で、お客様も大変な作業でした。しかし、ecoDeliverExpressでは請求書を電子で送るだけでなく、CSV形式のデータを送信できる為、PC上で注文番号での請求データの検索が可能となり、請求データの確認が容易にできるようになりました。

保管場所不要

取引が多いところでは段ボールで送っていることもあり保管場所の確保が不要になりました。

※OpenBOST(オープンボスト)。基幹システムから出力された 帳票データを、
 配布先毎等に仕分けることが可能なシステム
 http://www.infocom.co.jp/ecm/openbost.html

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