Web支払通知書・確認書とは？電子帳簿保存法と電子化の進め方

Web支払通知書・確認書とは、支払日や金額、明細などを記載した帳票をWeb上で取引先へ配信する仕組みです。取引先は専用画面から内容を確認・ダウンロードできます。

支払通知書・確認書は電子帳簿保存法の対象です。紙でやりとりした場合は紙で保存できますが、Web配信やメール添付の場合は「電子取引」に該当するため、発行側・受領側ともに、原則として電子データのまま保存する必要があります。

Web配信やメール添付で交付した支払通知書・確認書は「電子取引」に該当し、原則として電子データのまま保存する必要があります。電子帳簿保存法に沿って保存するために、押さえておきたい3つのポイントを解説します。

Web配信やメール添付で交付した支払通知書・確認書は、印刷した紙だけではなく、電子データのまま保存します。保存対象は、送信したPDFそのものに限られません。取引情報の内容を変えない範囲で、合理的に編集したデータを保存することも認められます。Web配信システム上に保存するほか、自社サーバーへ保存する方法もあります。

保存したデータは、必要なときに画面や書面で速やかに確認できる状態にしておきます。原則として「取引年月日」「取引金額」「取引先」を条件に検索でき、日付・金額の範囲指定や、2つ以上の項目を組み合わせた検索にも対応が必要です。ただし、基準期間の売上高が5,000万円以下など一定の条件を満たし、税務調査時のデータ提供に応じられる場合は、検索要件が不要となることがあります。

電子取引データは、保存後に自由に改ざん・削除されないよう、真実性を確保しなければなりません。対応方法のひとつは、訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除できないシステムで、データを授受・保存することです。システムで対応しない場合は、正当な理由のない訂正・削除を防ぐ事務処理規程を定め、そのルールに沿って運用する方法もあります。

Web支払通知書・確認書の導入は、現在の発行・送付方法を整理したうえで、対象帳票や配信方法を決めて進めます。以下のステップに沿って準備を進めましょう。

エコデリバーなら、現在お使いの基幹・会計システムから出力した帳票データを活用し、支払通知書・確認書を取引先ごとにWeb配信できます。既存システムの大幅な改修や業務フローの変更を抑えながら、印刷・封入・郵送にかかる作業を削減できるため、支払通知業務のペーパーレス化を無理なく進められます。

Web支払通知書・確認書の配信システムは、現在の業務との相性や電子帳簿保存法への対応、取引先側の運用まで踏まえて選ぶことが重要です。以下のポイントを確認し、自社に合ったシステムを選びましょう。

現在使用している基幹・会計システムから出力した帳票データを、そのまま活用できるか確認します。CSVやPDFなど、自社で使用している出力形式に対応していれば、システムの大幅な改修や業務フローの変更を抑えながら導入できます。

複数の取引先分がまとまった帳票データを、取引先ごとに自動で分割・仕分けできるか確認しましょう。取引先コードなどをもとに正しい宛先へ配信できれば、手作業によるファイルの分割や宛先確認を減らし、誤配信の防止にもつながります。

電子取引に該当する支払通知書・確認書を、電子帳簿保存法に沿って保存できるかも重要です。取引年月日・取引金額・取引先などの条件で検索できるか、訂正・削除の履歴を残せるかなど、必要な保存要件に対応していることを確認しましょう。

取引先が通知メールから簡単に帳票を確認し、ダウンロードできるか確認します。複雑な操作や専用ソフトが必要なシステムは、取引先の負担になる可能性があります。Web配信に対応できない取引先へ、郵送など別の方法で送付できるかも確認しておきましょう。

支払情報を安全に配信するため、通信や保存データが暗号化されているか確認しましょう。ID・パスワードの管理やアクセス制限、不正アクセス対策に加え、障害やデータ消失に備えたバックアップなど、継続運用に必要な対策も選定時のポイントです。

Web支払通知書・確認書を導入する際は、電子帳簿保存法への対応だけでなく、現在の発行・配信フローに無理なく組み込めるかが重要です。取引先の対応可否や既存システムとの連携、必要な機能を整理し、自社に合う仕組みを選びましょう。

エコデリバーなら、現在のシステムから出力した帳票データを活かし、既存の業務フローを大きく変えずにWeb配信へ移行できます。紙郵送や手作業を減らし、法対応と業務効率化を両立したい場合は、ぜひご相談ください。