請求書の電子化とは？義務化の要件と注意点

取引先の基幹システムと請求データを直接連携するしくみがEDIです。

人が読むPDFやWeb画面と違い、EDIはCSVやXMLなどシステムが取り込めるデータを渡します。受領側は金額の転記や目視照合を減らせる点が利点です。

請求データを連携する際、データ項目の調整に手間がかかるため、EDIを導入できる取引先は限られます。EDIは、大量・定型のやりとりがある取引先に限定し、それ以外の取引先にはメール添付やWeb配信を組み合わせる運用なら無理なくはじめられるでしょう。

真実性の確保とは、保存した請求書データが受け取ったあとに書き換えられていないと示す要件です。次の4つのいずれかを満たす必要があります。

タイムスタンプや専用システムを使わない場合は、国税庁の事務処理規程のサンプルを基に自社に合わせた規程を作成し、運用することも可能です。

可視性の確保とは、保存したデータを税務調査などの場ですぐに提示できるようにする要件です。満たすべき内容は、以下の3点あります。

専用システムを使わない場合でも、ファイル名に取引年月日・取引先・取引金額を記載し、表計算ソフトで索引を作成する方法で、可視性の要件に対応できます。

ただし、件数が増えるほど運用負荷が高まるため、発行通数が多い企業では、検索機能を備えたシステムで運用するほうが現実的です。

検索機能を備えたシステムで運用する場合は、あわせて電子取引データの保存期間にも留意が必要です。法人は原則7年、欠損金の繰越控除を受ける事業年度は最長10年と定められているため、システムを導入する際は、この保存期間に対応しているか確認します。

請求書への押印に法的な効力はなく、印鑑がなくても請求書として有効です。したがって、請求書の電子化で印鑑をなくしても、取引そのものに支障は生じません。

しかし、取引先側の社内規程によっては、印鑑のない請求書は支払処理できないと定めている場合があり、電子化後に支払処理が進まないことがあります。

電子化の案内を出す前に印鑑の要否を確認し、押印が必須の取引先には紙での発行を残す運用が実務に合った進め方です。

サービスの選定段階では、上記のような運用を想定して対応可能か確認することで、導入後の手戻りを減らせます。

海外の取引先へ請求書を送付している場合は、帳票フォーマット・言語・通貨などが国内向けと異なる点に注意が必要です。サービス側でフォーマットを柔軟に変更できるかを、導入前に確認しておきましょう。

海外向けの件数が少ない場合は、国内分だけ電子化し、海外分は手作業のまま残す切り分けも方法のひとつです。月次の業務として続けられるか、担当者変更後も維持できるかまで見極めておくと、導入後の手戻りを減らせます。

時期を置いて電子化の案内を続けることが、電子化率（電子化に同意した取引先の割合）を上げるためには大切です。

独立系調査会社ITRによると、令和5年（2023年）度の「電子請求書受取サービス」市場売上は前年比82.0％増で、市場は好調に推移しています。

出典：株式会社アイ・ティ・アール「ITRが電子請求書受取サービス市場規模推移および予測を発表」

受取側のデジタル化が進むほど、電子化に同意を得られる可能性も高まります。案内は一度きりにせず、継続的に送ることが有効です。