Web請求書サービスとは？仕組みと機能、選び方

同じ取引先でも、帳票の種類によって送り先の部署や担当者を変えられる機能です。

郵送していたころは、宛名欄に部署名と担当者名を書き分けて対応できていました。ところが電子配信では、帳票データの得意先コードや仕入先コードを送信先コードとして登録します。そのため、コード単位でしか送り分けられないサービスがあります。

たとえば、請求書は経理部門へ、納品書は担当部署へ送りたいのに、部署コードが同じで分けられない場面です。

配信した請求書が閲覧されたかどうかを画面で確認し、まだ開いていない取引先へ催促を送れる機能です。

紙の郵送では、届いたかどうかを確かめる手段がありませんでした。入金が遅れていても、郵便事故なのか支払処理の遅れなのかを切り分けられません。

閲覧状況が一覧で見えると、支払期日の前に未確認の取引先だけへ連絡できます。

配信した帳票をサービス上で保管し、あとから検索して取り出せる機能です。

電子データでやりとりした請求書は、令和6年（2024年）1月からデータのまま保存することが義務づけられています。取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できる状態にしておくことも、要件のひとつです。

出典：国税庁,「電子取引データの保存方法をご確認ください」,令和3年11月

サービスが要件に対応していれば、ファイル名の取り決めや索引作りといった運用を自社で組まずに済みます。

法人が帳簿書類を保存する期間は原則7年で、欠損金の繰越控除を受ける事業年度では最長10年です。保管できる期間がこれを満たしているかも確認しておきましょう。

まず確認したいのは、現在郵送している請求書のレイアウトを、そのまま電子化できるかです。

サービスによっては運営会社が用意した書式にしか対応しておらず、項目の並びや記載内容を見直す必要があります。

今の書式は、自社と取引先が製品名や数量、金額を確認しやすいよう調整を重ねた結果であることが多いでしょう。書式が変わると、取引先の照合作業にも影響が出ることがあります。

書式を見直したい場合は、サービス事業者に帳票レイアウトの作成を支援してもらえるかも確かめておきましょう。

電子データでの受け取りを断られた取引先にも、同じしくみで請求書を送付できるかが分かれ目になります。

すべての取引先が一度に同意するとは限りません。同意した取引先だけを電子データでの送付へ切り替え、残りは郵送を続ける運用が現実的です。

電子配信だけのサービスを選ぶと、紙の発送が残り、運用が二重になります。郵送代行やFAXを同じ画面から指定できるかを確認しておきましょう。

取引先への案内の進め方や、電子帳簿保存法で求められる保存要件は、こちらの記事で詳しく解説しています。

関連記事：請求書の電子化（Web請求書）とは？義務化の要件と注意点

既存の会計システムや販売管理システムを変えずに、請求データを渡せるかを見ておきましょう。

会計システムなどから請求書を印刷している場合は、サービスへ渡す形式で請求データを取り出す作業が発生します。この際、項目不足や計算、識別キーの追加で準備が滞ることもあります。

並び替え・変換の支援や事前検証の有無を確認し、情報システム部門とも早い段階で連携しておくと、改修や手戻りを避けやすくなります。

なお、会計システムのリプレイスと合わせて導入する場合は、ERPパッケージ「GRANDIT」とeco Deliver Expressの連携も可能です。

取引先によっては、電子データでの受け取りを断られることがあります。こうしたケースでは、案内を1回で終えると、電子化率はとくに上がりにくくなります。

当社の調査では、案内が2回以内の企業は75％で電子化率は最大40％、回数を重ねると50％・70％と高まりました。保管・検索など受け取る側の利点も伝え、同意手続きをWebで完結できるかも確認しましょう。

出典：「請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査」（インターネット調査・2018年8月・株式会社マクロミル）

請求書と支払通知書のように、帳票の種類で送り先が違う場合は、コードと送付先の対応表が必要です。

電子配信では、帳票データにある得意先コードを送信先として登録します。コードと実際の部署や担当者が一致していないと、意図した相手に届きません。

どのコードの帳票をどこへ送るのかを表にまとめておくと、導入後の差し戻しを減らせます。

電子配信でも、メールの誤送信や送信先の設定ミスで第三者へデータが流れるリスクは残ります。

送信先マスタに基づく配信や、操作権限の制御など、操作ミスを防げる設定ができるかを確認しましょう。サービス停止は締め日の配信を滞らせるため、障害時の連絡・復旧体制と、郵送への切替可否も見ておきたい点です。