Web請求書とは？仕組み・できること、デメリットと選び方

Web請求書とは、インターネット経由で取引先へ送付し、そのままデータで保存できる請求書です。
請求業務を電子化すれば、印刷や封入、郵送にかかる作業負担と費用を抑えられる一方、メールにPDFを添付する方法との違いや、押印のない請求書の扱いに悩む担当者も少なくありません。
ここでは、Web請求書の意味と仕組み、メリットとデメリット、サービスでできることと選び方まで、わかりやすく解説します。

Web請求書とは、インターネット経由で取引先へ送付し、データのまま保存できる請求書です。
電子データで授受する電子請求書のうち、Web配信を利用する形式を指しますが、実務上は厳密に区別されないこともあります。紙の請求書との違いは次のとおりです。

Web請求書サービスを活用すれば、請求データをアップロードするだけで、取引先ごとの帳票作成から配信までを自動で行えます。

Web請求書は、発行側が請求データを作成してインターネット経由で配信し、取引先がデータとして受け取って保存する流れでやりとりされます。

従来の印刷や封入、郵送作業はデータの登録と配信に置き換わり、発行側は会計システムから出力した請求データを準備することになります。
配信方法は3つあり、選択する方法によって発行側の作業や取引先の受け取り方が異なります。それぞれの特徴は次のとおりです。

法律上、請求書への押印は義務づけられておらず、Web請求書であっても押印なしで法的な効力を持ちます。

税法上の記載事項を満たせば紙と変わりはなく、インボイス制度でも押印は不要です。

ただし電子帳簿保存法により、令和6年1月からデータのまま保存することが義務づけられており、紙に印刷して破棄する運用は認められません。

また、社内規程で押印を求める取引先への対応や電子帳簿保存法上の保存要件は、こちらの記事で解説しています。

関連記事：請求書の電子化とは？義務化の要件と注意点

Web請求書へ切り替えると、発行側と受け取り側の双方において業務負担やコストを軽減できます。主なメリットは以下の3点です。

Web請求書へ切り替えるメリットのひとつは、月初に集中していた印刷・封入・封かん・郵送の手作業を削減できる点です。

作業の削減に伴い、通数に応じて発生していた用紙代や封筒代、郵送費の抑制にもつながります。令和6年10月の定形郵便物値上げ（※1）もあり、発行通数が多い企業ほどコスト削減効果は顕著に現れるでしょう。

また、押印や印刷に伴う出社が不要となり、取引先へ即日で届くため配送待ちによる処理の滞りも抑えやすくなります。

請求書を電子データで保存することで、過去の帳票をシステム上で検索し、速やかに確認・再発行できます。

紙の控えを探して再印刷・再郵送する手間を省け、画面上で以下の項目などで絞り込んだ検索や確認が可能です。

この3項目による検索は、電子帳簿保存法で定められた検索要件にあたります。対応サービスを活用すれば、独自の命名規則や索引簿の作成といった管理運用を自社で整える負担を軽減できるでしょう。

Web請求書の導入は発行側にとどまらず、郵便の到着を待たずに確認でき、社内の支払処理を前倒しで進められる点が取引先側の利点です。

月末の配送待ちによる締め処理の停滞を防げるうえ、原本保管が不要となり、過去の帳票もテレワーク環境から容易に検索できます。

こうした受け取り側の業務改善効果は、請求書の電子化を取引先へ案内する際の説明材料となります。

Web請求書へ切り替えるにあたり、事前に確認しておきたい注意点・デメリットは以下の2点です。

請求書の受け取り形式は取引先側の運用方針にも関わるため、事前の合意を得ずに発行側の都合だけで紙から切り替えることはできません。

電子帳簿保存法が義務づけているのは電子取引データの保存であり、紙のやり取り自体を禁止する規定はありません。

インボイス制度においても紙による交付は引き続き有効です。そのため、全取引先の承諾を待つのではなく、合意を得られた取引先から順次切り替える進め方が実務において現実的です。

取引先に断られたときにどう対処するか、請求書の電子化をどう案内するかは、こちらの記事で詳しく解説しています。

請求書を電子データで送付する際、宛先を誤ると他社へ情報が漏えいするリスクがあります。

目視で宛名を確認できた紙の郵送と異なり、個別のメール送信では送信先アドレスの誤りに気づきにくく、取引条件や金額といった機密情報が流出する恐れがあります。

そのため、パスワード設定や送信履歴の保持に加え、取引先ごとの送付先をシステム上で一元管理し、手作業による確認ミスを抑えやすくする対策が有効です。

Web請求書サービスを導入すると、請求書発行業務のうち、取引先への配信と送付状況の管理をシステムに集約できます。効率化できる主な機能は以下の3点です。

会計システムから出力した請求データをアップロードするだけで、取引先ごとに自動で帳票を分割して一括配信できます。

発行側の作業は、1件ずつのPDF変換や宛先確認から、データの一括登録へと置き換わります。

たとえば月初に1,000通を超える請求書を送る現場でも、一度の登録で配信が完了します。発行通数が多い企業ほど業務負担の軽減効果は大きく、月次作業の効率化が期待できるでしょう。

配信した請求書を取引先が開いたかどうかは、管理画面の一覧でステータスを確認できます。

紙の郵送や通常のメール添付では到着・開封の確認が難しく、見落としによる支払遅延の恐れが生じていました。

システム上で閲覧状況が可視化されれば、支払期日前に連絡を入れる相手を未確認先だけに絞り込め、自動催促機能の活用で連絡業務の手間も抑えられます。

Web請求書サービスを活用すれば、電子化に同意しない取引先に対しても、同じ管理画面から郵送代行やFAXを指定して送付できます。

電子配信のみのツールでは紙の発送が社内に残り、業務フローが二重化することになります。同意済みの取引先にはWeb配信、未同意の取引先には郵送代行を指定できれば、発送管理を一本化したまま移行できます。

受け取り方法を取引先ごとに選べるかは、システム選定で確認しておきたい基準のひとつです。

エコデリバーなら、現在お使いのシステムから出力した請求書データを活用して、取引先ごとにWeb配信できます。既存の業務フローを大きく変えず、請求書のペーパーレス化が実現可能です。

電子化に同意していない取引先には郵送代行やFAX配信を個別に指定でき、紙と電子の発送管理をひとつの画面で完結できる点も特徴です。

Web請求書システムを選ぶ際は、既存の業務フローをできる限り変えずに導入できるかが重要です。事前に確認しておきたい基準は以下の3点です。

企業がシステムを選定する際は、まず自社の月間発行件数に見合ったタイプかどうかを見極める必要があります。

Web請求書システムは、画面上で都度作成するタイプと大量データの一括配信に強いタイプに分かれ、適する業務規模が異なります。

既存の会計システムからデータ出力を行う企業には一括配信型が適しており、さらに納品書や支払通知書も同一システムで配信できれば、帳票ごとに個別の仕組みを導入する負担を回避できます。

システムの種類や機能の違い、導入前に確認しておきたい項目は、こちらの記事で詳しく解説しています。

関連記事：Web請求書サービスとは？仕組みと機能、選び方

次に確認すべき基準は、受け取り方法を取引先ごとに指定できるかです。

電子配信のみのシステムでは、紙を希望する取引先の発送管理が社内に残り、業務フローが二重化することになります。

取引先に応じてWeb配信や郵送代行を切り替えられる仕組みであれば、合意を得た先から順次電子化へ移行し、未同意の先には郵送を継続できます。

請求業務の円滑な移行には、既存の会計システムを変更せずに請求データを連携できる仕組みが適しています。

新システムに合わせた改修が生じると費用や期間が膨らむため、事前に以下の点を確認しておくとよいでしょう。

検討の初期から社内の情報システム部門を巻き込んでおくことも、無用なシステム改修を避ける上で有効です。

Web請求書は、インターネット経由で送付してデータのまま保存できる請求書であり、押印なしでも紙と同等の効力があります。移行には取引先の同意や誤送信防止が欠かせず、発行規模への適合、郵送代行の可否などが選定基準となります。

こうした基準を満たすサービスのひとつがエコデリバーです。「はじめやすさ」を重視し、現行フォームのまま電子化できるほか、未同意の取引先へも郵送代行やFAXで無理なく対応できます。

以下の資料では、Web請求書の導入手順やサービス内容を詳しく整理しました。請求業務の電子化をご検討の際は、ぜひお役立てください。