請求書の電子化で請求業務が効率化できる理由

請求業務が効率化できる理由 その1 郵送業務が不要になる

従来の請求業務において、紙に印刷し取引先に郵送していた請求書や支払通知書、納品書などの帳票をエコデリバーで電子化・Web配信することによって取引先へ届けることができるようになります。

印刷・封入封かんの作業を無くせる

エコデリバーだけで請求書や支払通知書、納品書などを『電子帳票の作成から取引先への電子配送までを完結』することができますので、郵送方式のときに複数の経理スタッフが2～3営業日かけて行っていた『帳票フォーム作成、印刷、封入封緘、郵便局出し』の作業が不要になります。

Web請求だけではなく郵送代行もできる

エコデリバーは郵送代行の機能も用意しております。そのため郵送代行からはじめて、その封筒に『電子化切替え案内』を同封する仕組みを利用すれば、自社スタッフが個別に取引先へ電子化を案内する必要もありません。
また高い電子化率を誇る成功企業様の事例分析を行い、取引先にとって請求書を電子版で受取るメリットを理解してもらいやすい案内状をエコデリバーから送付しますので高い電子化率が期待できます。

請求業務の効率化だけではなく、コストも削減できる

エコデリバーは多くの企業様に質の高いサービスを効率的に提供できるよう、クラウドサービスとして運営し、安価な料金でご提供できるよう努力しております。
請求書や支払通知書、納品書などの帳票は、月間発送通数が500通を超えるような企業では、郵送からWeb請求書に切り替えることで用紙・インク、郵送などのコストを削減することが可能です。

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請求業務が効率化できる理由 その2 保管業務が不要になる

取引先へ送付した請求書の控えなどは、法律によって７年間保管が義務付けられています。それらを電子化して保管する場合は一定の要件を満たす必要があり、エコデリバーはそれらに対応しておりますので保管業務も効率化できます。

請求書の控えを電子化できるから保管スペースを無くせる

電子帳簿保存法の施行により、下記のような要件を満たす場合、請求書を電子化して保存することが認められています。そのため紙で保管する必要がありません。

電子帳簿保存法の要件

1.事務処理規程をきちんまとめて備えつけてあり、いつでも参照できるようになっている。
または
2.送信日時がわかるようにタイムスタンプを付けて送信する。

詳しくは、Web請求書サービスでの注意点（電子帳簿保存法）をご覧ください。

• Web請求書ご利用イメージ
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• 電子帳簿保存法について
  くわしく見てみる

請求業務が効率化できる理由 その3 取引先の請求書照会状況がわかる

郵送ではわからなかった「取引先が請求書を確認してくれたか？」「仕入先が支払通知を確認してくれたか？」という情報を電子化によってリアルタイムで状況を把握できます。請求書や支払通知書を照会していない取引先（受取側）にはあらためて照会依頼をメールで通知することも可能です。

請求書や支払通知書の照会状況がリアルタイムにわかる

請求書を照会していない取引先は、検索メニューから状況「未照会」を選択して絞り込みが可能です。

請求書未照会の取引先へあらためて照会依頼メール通知できる

未照会の取引先（受取側）に対しては、あらためて請求書の照会依頼をメールで通知することが可能です。また、最初に照会依頼メールを通知して、7日間未照会であれば、自動であらためて、メール通知する設定も可能です。

請求業務が効率化できる理由 その4 請求後の問合せ対応が効率化できる

取引先が請求書を受取ったあと、質問事項を記入して返信していただける機能があります。返信機能はエコデリバーの大きな特長の１つです。

今まで電話で対応、メールで個別に受付けていた問合せ対応業務が、返信機能で受付けることができるようになります。返信があった取引先のみを絞り込む、返信を必須にして返信がない取引先を絞り込むなどにより、問合せを一元管理でき、請求業務を効率化することができるようになります。

請求業務が効率化できる理由 その5 どこでも仕事ができる環境を用意できる

エコデリバーはパソコンとインターネット環境さえあれば操作ができますので、請求書や支払通知書などの帳票の送付業務、未照会の取引先へあらためて照会依頼のメールを通知するような確認依頼業務などをオフィスという場所に縛られることなく実施できます。
総務省が推進している働き方改革で強く推奨されているテレワークという新しい働き方もエコデリバーによって促すことができます。

Web請求書の業務はテレワークに最適

請求書や支払通知書などの発送業務は、定型業務の代表例です。取引先へ郵送することを前提とした場合には、『印刷、封入、郵便局出し』とオフィスで仕事をするしか選択肢が無い訳ですが、エコデリバーで電子化すれば、『パソコンだけで完結する仕事』になるためテレワークに最適です。