既存システムを活用し、電子帳票システムとWeb請求書サービスを連携。

弊社の経営理念に「顧客が求める高品質の輸送サービスを安定して提供することを第一の責務とし、絶えずその革新と効率化を追求する」とあります。サービスレベルアップをめざし、貨物追跡照会、配達日数照会、運賃お見積りなどは、既に、弊社のWebサイトから実施いただけるようになっておりました。さらなるお客様へのサービスレベルアップをめざす中で、請求書の電子化・Web配信の検討を始めることにしました。

お客様からは、別々の事業所から受取っている請求書をまとめてほしいという要望をいただいており、今回のプロジェクトでは発送業務をセンター集中にし、ご要望にお応えすることもスコープに入れておりました。

二つ目は、物流業界における人手不足もあり、業務効率化をはかりつつ、働き方改革を推進する狙いもありました。三つ目は、環境面への取組みです。弊社では植林活動を実施しておりますが、本プロジェクトでは紙を削減することを目指しました。

１つ目の理由

現在稼働中の電子帳票システムNEOSSと連携ができることでした。

NEOSSのWeb配信オプションを導入するだけで、電子帳票として取引先毎に登録されている請求書からPDFを作成し、エコデリバーに連携できたため、導入コストを抑えることができました。

２つ目の理由

郵送代行ができることと、請求書に「電子化の切替え案内書」を同封することができることでした。弊社には68の事業所があり、取引先様の数が多いため、４つのグループに分けて、①北関東支社管轄の12事業所、②東京支社管轄の12事業所、③大阪・名古屋支社管轄の17事業所、④山形・仙台支社管轄の27事業所の順番に切替える計画を立てました。

この機能を利用することで、まずは封入封緘作業を外注化して、その後2ヶ月の間、取引先様に「電子化の切替え案内」を同封し、電子化を依頼することができ、問合せ対応も含め、混乱することなく、プロジェクトを進めることができました。

3つ目の理由

弊社の取引先様の業種・業態・規模は多岐にわたるため、難しい操作を必要とせず、基本的には、マニュアルなしでも利用できるインターフェースであることでした。

当初、取引先様のメーラーとの相性で、請求書が参照できないなどのトラブルもあり、取引先からの問い合わせが多かったことです。ピーク時には、1日20件をこえる問合せを受けることがありましたが、現在は収束しております。

事業所では、請求書発行が多い月末には、請求書の発行業務に朝から一日かけて対応していましたが、エコデリバーの導入により作業時間が大幅短縮できました。その結果、本来の経理業務に集中、お客様へのサービス向上に注力できるようになりました。今後、電子化率をさらにあげるため、取引先様への案内活動の強化を図っていく予定です。