2021年12月08日

スキャナ保存を見据えた電子帳簿保存法の改正に対応するシステム検討の３つのポイント

目次

• 電子帳簿保存法の取引データの保存要件
• 国税関係書類のスキャナ保存に関する要件
• スキャナ保存システム検討の３つポイント
• 電子帳簿保存法に対応！スキャナ保存も可能な取引書類管理システムMyQuick

2022年1月1日に施行される改正電子帳簿保存法により、電子データで受領した証憑書類（国税関係書類、取引関係書類などと呼ばれる見積書、注文書、領収書など取引に関わる書類）の書面（紙）保存は廃止され、電子データで保存することが必須となりました。

先ずは電子データで受領した証憑書類が電子帳簿保存法対応できるように環境を整え、その後ペーパレス化に向け紙で受領した証憑書類のスキャナ保存を視野に入れている会社も多いのではないでしょうか。

その場合、電子データで受領した証憑書類が電子帳簿保存法対応のために導入したシステムが、スキャナ保存には対応できなかったなどということがないよう、あらかじめ機能を確認し、スキャナ保存可能なシステムを選定することをお勧めします。

そこで、今回は紙で受領した証憑書類のスキャナ保存に関する改正電子帳簿保存法の要件と、検討の進め方について解説いたします。

電子帳簿保存法の電子取引データの保管要件

先ずは電子帳簿保存法の電子取引データの保存要件について整理しました。

＜電子取引データへの措置要件(どれか一つを満たす必要あり)＞

タイムスタンプ付与データ授受	送信者側においてタイムスタンプが付与された取引データを授受する措置です。この場合、送受信者双方においてタイムスタンプの検証および一括検証機能が必要です。
電子取引データ授受後タイムスタンプ付与	送信者側および受信者側において、データの授受後、当該取引データに、業務サイクル後速やかに（約67日以内）にタイムスタンプを付与し、保存担当者などの情報を確認することができるようにしておく。 この場合、タイムスタンプの検証および一括検証機能が必要です。
訂正削除不可等のシステムを利用して電子取引データを授受および保存	電子取引データの訂正および削除できないシステム、又は取引データを訂正又は削除を行った場合の事実および内容を確認することができるシステムで授受および保存する。
正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規程の備付けおよび運用	電子取引データについて、正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行う措置。 電子取引データへの措置要件については「訂正および削除の防止に関する事務処理規程の備付けおよび運用」を選択することが現実的ですが、不正抑止など内部統制の強化を考慮すると「訂正削除不可等のシステムを利用して電子取引データを授受および保存」にて対応できることが望ましいと言えます。

＜保存要件(すべてを満たす必要あり)＞

関係書類の備付け	電子取引データの授受システムなどのシステムの概要書やデータを出力するための操作マニュアルなどを備え付けておきます。
見読性の確保	14インチ以上のディスプレイのあるPC、プリンタに整然とした形式で明瞭な状態で出力できる機器を準備します。
検索要件	電子取引データを「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」の3項目で検索ができることが必要です。 検索に当たっては、日付や金額は範囲指定ができること、取引先名称も含め2以上の項目で複合条件設定ができ検索結果を速やかに表示できることが必要です。 なお、日付や金額の範囲指定や複合検索設定ができない場合には、検索項目をダウンロードすることにより代替できます。

電子取引データへの措置要件と保存要件を満たせばよいため、ハードルは低いと言えます。
なお、電子データの受け取り方別の保存方法についてはこちらの記事（同日の掲載依頼した別コラムにリンク）でご紹介しています。

後述のスキャナ保存の要件の方が比較的ハードルが高いため、スキャナ保存を考慮したシステム利用・運用を検討していく必要があります。

国税関係書類のスキャナ保存に関する要件

続いて、2022年1月以降のスキャナ保存の要件について整理しました。スキャナ保存を行う場合にはいくつかの要件や確認すべき情報があります。また、スキャナ保存の要件は国税関係書類の重要度によって対応が変わりますので、スキャナ保存に当たっては書類の重要度に応じて重要書類と一般書類のいずれに該当するか確認が必要です。

【スキャナ保存を行う上で確認すべき要件】
① 国税関係書類の重要度
② スキャナに関する要件
③ 保存システムの要件
④ 入力方法に関する要件
⑤ 備え付ける書類の要件

 

2022年1月の電子帳簿保存法の改正後は適正事務処理要件の廃止、書類への自署の廃止、所轄税務署長の承認制度の廃止など要件が緩和され、これまでよりも利用しやすくなりました。
ただし、時刻証明(タイムスタンプ付与またはタイムスタンプ不要の要件に合致)
などを考慮すると文書管理システムや証憑管理システムの利用が必要となるため、きちんと管理環境を整えておく必要があります。

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スキャナ保存システムの検討ポイント

スキャナ保存を見据えた取引データの電子保存環境を整える上で、スキャナ保存の要件を満たせるシステムを選定することが前提となりますが、加えてどのようなポイントに気を付けながら保存システムの検討を進めればよいかも合わせて解説いたします。
（１） JIIMA認証が取得されているか
JIIMA(公益財団法人日本文書情報マネジメント協会)が行っている電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度にて認証を受けている製品・サービスであれば、スキャナ保存のシステムにおける基本的要件を満たしていることが国税庁からも認められています。そのため、まずはJIIMA認証が取得されている(または取得予定)サービスであるかを確認するとよいでしょう。
ただし、JIIMA認証が取得されていない製品・サービスであっても問題なく保存できることもあります。

（２） 業務にあわせてスキャナ連携ができるか
スキャナ保存を行う際に、会計担当や入力担当に紙の国税関係書類が集まってくることが予想されます。その際、業務の効率化を考えると専用のスキャナを用意して、自席でスキャンと基本情報入力を完結できることが望ましいといえます。システムからスキャン処理を実行することで、即時ファイルの添付を行うことができれば効率的に業務を行うことができますので、スキャン時の業務効率化が可能なシステムであるか確認するとよいでしょう。

（３） 長期保存可能か環境か
データは少なくとも7年間は保存しておく必要があります。そのため、7年間保存する間に考えられるデータ消失のリスクを低減できる機能を有しているかを確認するとよいでしょう。

電子帳簿保存法に対応！スキャナ保存も可能な取引書類管理システムMyQuick

証憑書類のスキャナ保存を行うことを見据えつつ、改正電子帳簿保存法に対応した取引データの電子保存を行う管理環境の検討は進められそうでしょうか。
インフォコムのMyQuickは電子帳簿保存法の取引データの保管、スキャナ保存に対応しており、「運用後の設定変更が簡単」「管理環境の追加が可能」「スキャナ連携が可能」「遠隔地バックアップオプション」などスキャナ保存を見据えつつ、まずは取引データの保存を簡単に行える環境を提供しています。
将来的にスキャナ保存を検討しているという方はMyQuickを検討してみてはいかがでしょうか。

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