eco Deliver Express(エコデリバー)で
経理業務が効率化できる5つの理由

eco Deliver Express(エコデリバー)は取引先様へ郵送している請求書などの帳票を電子化するサービスです。電子化をどんどん進めることによって経理業務効率化にも貢献できます。ここでは、エコデリバーで請求書などを電子化すると「なぜ経理業務が効率化できるのか」を詳しくご紹介します。経理業務の中のほんの一部ですが、郵送、保管、確認、問合せ対応業務を大きく効率化することができます。また、エコデリバーは経理業務全体の効率化を進める起点(スタート地点)にもなります。その詳細については、「経理業務を効率化するには帳票の電子化から始めると良い理由」をご覧ください。

経理業務効率化の理由 その1 郵送業務が不要になる

従来の経理業務において、紙に印刷し取引先様に郵送していた請求書や支払通知書、納品書などの帳票をエコデリバーによって電子化して取引先に届けることができるようになります。

印刷・封入・封緘の作業を無くせる

エコデリバーだけで請求書や支払通知書、納品書などを『電子帳票の作成から取引先様への電子配送までを完結』することができますので、郵送方式のときに複数の経理スタッフが2~3営業日かけて行っていた『帳票フォーム作成、印刷、封入封緘、郵便局出し』の作業が不要になります。

取引先様からの請求書電子化の同意を得やすい仕組みがある

すぐに電子化できる仕組があるからといって取引先様に何のご案内もなしに請求書を電子化するわけにはいきません。エコデリバーは郵送代行の機能も用意しており、はじめのうちは従来通り紙で請求書を郵送し、その封筒に『電子化への切り替え案内』を同封する仕組みになっております。そのため経理部門の方が取引先様へ電子化を案内する作業は必要ありません。

また高い電子化率を誇る成功企業様の事例分析を行い取引先様にとって請求書を電子版で受け取るメリットを理解してもらいやすい案内状をエコデリバーから送付させていただいておりますので手間をかけずに高い電子化率も期待できます。

用紙・インク、郵送費用がクラウドに置き換わりコスト削減できる

エコデリバーは多くの企業様に質の高いサービスを効率的に提供できるよう、共用型のクラウドサービスとして運営し、安価な料金でご提供できるよう努力しております。

請求書や支払通知書、納品書などの帳票は、取引先様に送付する枚数にもよっては用紙代などでコスト効率が変動する可能性もございますが、月間通数が500通を超えるような企業様は、郵送方式からエコデリバーによる電子配送方式に切り替えることでコスト効率をアップすることが可能です。

経理業務効率化の理由 その2 保管業務が不要になる

取引先様へ送付した請求書の控えなどは、法律によって7年間保管が義務付けられています。それらを電子化して保管する場合は一定の要件を満たす必要があり、エコデリバーはそれらに対応し検索機能も充実しておりますので保管業務を効率化できます。

請求書の控えを電子化できるから保管スペースを無くせる

電子帳簿保存法の施行により、下記のような要件を満たす場合、請求書を電子化して保存することが認められています。そのため紙で保管する必要がありません。

電子帳簿保存法の要件

1.事務処理規程をきちんまとめて備えつけてあり、いつでも参照できるようになっている。
または
2.送信日時がわかるようにタイムスタンプを付けて送信する。

詳しくは、『取引先様に郵送している請求書を電子化するときに注意すべき5つの要件』(電子帳簿保存法)をご覧ください。

経理業務効率化の理由 その3 取引先様の確認状況がわかる

従来の郵送方式では知る手段がなかった「取引先様が請求書を確認してくれたか?」「仕入先が支払通知を確認してくれたか?」という情報を電子化によってリアルタイムに状況を把握できます。請求書や支払通知書を照会していない取引先様にはご担当者へメールで通知し照会を促すことも可能です。

請求書や支払通知書の未照会企業をリアルタイムに把握できる

電子版の請求書を一度もダウンロードしていない取引先様は、ステータスを確認する「状態」メニューから「未照会」を選択して検索することで絞り込みが可能です。これらの照会状況はリアルタイムで把握できます。

請求書や支払通知書の未照会企業に対して通知メールを送れる

未照会の取引先様に対して『請求書の照会を促す案内メール』を個別送信または一斉送信することが可能です。また取引先様が最初の連絡からどれくらい未照会の期間となっているのかも把握できますので、『多忙のためまだ照会できていないだけ』なのか、『見落としや不注意で未照会となっている』のかをある程度推測することも可能です。例えば『請求書などを送付してから3日以上未照会』に絞ることによって見落としや不注意の可能性が高い取引先様へ照会を促すメールを送るといった使い方もできます。

経理業務効率化の理由 その4 請求後の問合せ対応が効率化できる

取引先様が請求書を受取ったあと、請求書の金額などに関する質問事項を記入して返信して頂くことができる機能があります。返信機能はエコデリバーの大きな特徴の1つです。

今まで電話で対応、メールで個別に受付けていた問合せ対応業務が、返信機能で受付けることができるようになります。返信があった取引先様のみを絞り込む、返信を必須にして返信がない取引先様を絞り込むなどにより、問合せを一元管理でき、経理業務を効率化することができるようになります。

経理業務効率化の理由 その5 どこでも仕事ができる環境を用意できる

エコデリバーはパソコンとインターネット環境さえあれば操作ができますので、請求書や支払通知書などの帳票の送付業務、それらの未照会企業に気づきを促すメールを送る経理業務などをオフィスという場所に縛られることなく実施できます。
総務省が推進している働き方改革で強く推奨されているテレワークという新しい働き方もエコデリバーによって促すことができます。

定型かつパソコンだけで実施できる請求書の電子配信などはテレワークに最適

請求書や支払通知書などの帳票送付業務は、定型業務の代表例です。取引先様へ郵送することを前提とした場合には、『印刷、封入・封緘、郵便局出し』とオフィスで仕事をするしか選択肢が無い訳ですが、エコデリバーでそれらを電子化すれば、『パソコンだけで完結する仕事』(請求データをエコデリバーに送る、生成された請求書を確認する)になるためテレワークに最適です。

エコデリバーの概要資料や経理業務を効率化できた成功事例集

帳票(請求書、支払通知書、納品書など)を電子化するエコデリバーのサービス概要や
コスト削減の成功事例をまとめた資料がダウンロードできます。