Web請求書サービス導入のメリットとデメリット

請求書を電子化するメリットは『コスト削減』や『業務の効率化』、デメリットや問題点は、『取引先からの同意が必要』などがあります。

請求書を電子化する
メリット1
コスト削減できる

請求書の発行通数が多い企業では特に「コスト削減」のメリットが大きいです。具体的なコスト削減の要素としては、『紙(用紙、インク代、封筒)、郵送(切手)、人件費』になります。電子化すると、印刷・封入・郵送のコストはすべてカットできます。コスト削減の効果は非常に大きいです。

ただし、事前にどれだけコスト削減できるのか?をシミュレーションする場合は、注意が必要です。『紙(用紙、インク代、封筒)、郵送(切手)、人件費、電子化率』といった複雑な要素が絡み合いますので、いろんな観点でコスト削減シミュレーションができます。特に結果に大きな影響を与えるのが「電子化率」です。電子化率とは、取引先が請求書の電子化に同意してくれた割合のことを指し、電子化率が低いと、コスト削減の効果も低くなります。このため、電子化率を高めて、コスト削減をどんどん進めていく仕掛けが必要になり、電子化率を想定しながらコスト削減シミュレーションすることが重要です。

請求書を電子化する
メリット2
請求業務を効率化できる

請求書を電子化することで請求業務の効率化にも
つながります。その主な理由は下記の5つです。

請求書を電子化する
メリット3
どこでも仕事ができる環境を用意できる

エコデリバーはパソコンとインターネット環境さえあれば操作ができますので、請求書や支払通知書などの帳票の送付業務、未照会の取引先へあらためて照会依頼業務などをオフィスという場所に縛られることなく実施できます。
働き方改革でも推奨されているテレワークという新しい働き方もエコデリバーによって促すことができます。

Web請求書の業務はテレワークに最適

請求書や支払通知書などの発送業務は、定型業務の代表例です。取引先へ郵送することを前提とした場合には、『印刷、封入、郵便局出し』とオフィスで仕事をするしか選択肢が無い訳ですが、エコデリバーで電子化すれば、『パソコンだけで完結する仕事』になるためテレワークに最適です。

請求書を電子化するデメリット(留意点)

デメリットというよりは、請求書を送付する側の視点で気づきにくい留意点があります。

『請求書の電子化にはメリットしかない』といったインターネット記事などがありますが、それを紐解くと、郵送している請求書を"全て"電子化できれば"自社にとって"のデメリットは存在しないという意味です。これは『全て電子化できれば』、『自社にとって』という隠れた前提条件がありますので、それを取引先の視点で考えるとほとんどの仕入先からは郵送で請求書が届き一部の請求書だけが電子化されるだけですから次のような留意点があることがわかります。

請求書を電子化する
デメリット1
取引先へ電子化を案内し、その同意をもらう手間

電子化後の企業の半数が『電子化40%未満』(『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル)という厳しい現実があります。これは、すべての取引先から同意をいただけるわけではないからです。このため、取引先から電子化の同意をいただけるための仕組み・仕掛けを考えておく必要があります。

請求書を電子化する
デメリット2
取引先の業務ルールやパソコン環境によっては
電子化を了承いただけない場合がある

次のようなケースは、いくら取引先に請求書の電子化のご了承をお願いしても、紙の請求書でないと支払処理ができないため、同意いただけません。

  • 【1】OCRによる読み取りのため指定伝票でしか請求書は受取けとれない。
  • 【2】請求書は紙(郵送)でしか受取らないルール(業務規程)になっている。
  • 【3】パソコンが使える環境にない。Webアクセスが制限されている。

請求書を電子化する
デメリット3
取引先からの電子帳簿保存法に関する
質問に対応しなければならないケースがある

請求書の電子化を開始する前後で、取引先から電子帳簿保存法についての質問が数多く寄せられるようになります。代表的な質問の例としては次のようなものがあります。

請求書は「信書」に該当しますが、電子でも問題ないですか?
電子化された請求書は、電磁的記録物にあたるため信書の送達には該当しません。
電子で受取ったものを印刷して保存しても問題ないですか?
取引先が紙保管の形式で、税務監査対応を受ける場合、印刷して保存いただいても問題ございません。