請求書を電子化するメリット・デメリットや問題点

請求書を電子化するメリットは『コスト削減』や『経理業務の効率化』、デメリットや問題点は、『取引先様からの同意が必要』などがあります。

請求書を電子化する2つのメリット

請求書電子化のメリット1 コスト削減できる

請求書の発行通数が多い企業では特に「コスト削減」のメリットが大きいです。具体的なコスト削減の要素としては、『紙(用紙、インク代、封筒)、郵送(切手)、人件費』になります。電子化すると、印刷・封入・郵送のコストはすべてカットできます。コスト削減の効果は非常に大きいです。

ただし、事前にどれだけコスト削減できるのか?をシミュレーションする場合は、注意が必要です。『紙(用紙、インク代、封筒)、郵送(切手)、人件費、電子化率』といった複雑な要素が絡み合いますので、いろんな観点でコスト削減シミュレーションができます。特に結果に大きな影響を与えるのが「電子化率」です。電子化率とは、取引先様が請求書の電子化に同意してくれた割合のことを指し、電子化率が低いと、コスト削減の効果も低くなります。このため、電子化率を高めて、コスト削減をどんどん進めていく仕掛けが必要になり、電子化率を想定しながらコスト削減シミュレーションすることが重要です。

請求書電子化のメリット2 経理業務を効率化できる

請求書を電子化することで経理業務の効率化にもつながります。その主な理由は下記の5つです。

また、経理業務の効率化を効果的に進めるには、請求書の電子化から始めるとよい理由もあります。
その詳細な理由は下記のリンク先にある「経理業務の効率化は帳票などの電子化から始めると良い理由」をご覧ください

請求書を電子化する問題点やデメリット

問題点・デメリットというよりは、請求書を送付する側の視点で気づきにくい留意点があります。

『請求書の電子化にはメリットしかない』といったインターネット記事などがありますが、それを紐解くと、郵送している請求書を"全て"電子化できれば"自社にとって"のデメリットは存在しないという意味です。これは『全て電子化できれば』、『自社にとって』という隠れた前提条件がありますので、それを取引先様の視点で考えるとほとんどの仕入先からは郵送で請求書が届き一部の請求書だけが電子化されるだけですから次のような留意点があることがわかります。

請求書を電子化するデメリット1 取引先様へ電子化を案内し、その同意をもらう手間

電子化後の企業の半数が『電子化40%未満』(『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル)という厳しい現実があります。これは、すべての取引先様から同意をいただけるわけではないからです。このため、取引先様から電子化の同意をいただけるための仕組み・仕掛けを考えておく必要があります。

請求書を電子化するデメリット2 取引先様の業務ルールやパソコン環境によっては
電子化を了承いただけない場合がある

次のようなケースは、いくら取引先様に請求書の電子化のご了承をお願いしても、紙の請求書でないと支払処理ができないため、同意いただけません。

  • 【1】OCRによる読み取りのため指定伝票でしか請求書は受取けとれない。
  • 【2】請求書は紙(郵送)でしか受取らないルール(業務規程)になっている。
  • 【3】パソコンが使える環境にない。Webアクセスが制限されている。

請求書を電子化するデメリット3 取引先様からの電子帳簿保存法に関する
質問に対応しなければならないケースがある

請求書の電子化を開始する前後で、取引先様から電子帳簿保存法についての質問が数多く寄せられるようになります。代表的な質問の例としては次のようなものがあります。

請求書は「信書」に該当しますが、電子でも問題ないですか?
電子化された請求書は、電磁的記録物にあたるため信書の送達には該当しません。
電子で受取ったものを印刷して保存しても問題ないですか?
取引先様が紙保管の形式で、税務監査対応を受ける場合、印刷して保存いただいても問題ございません。

請求書を電子化するデメリット4 ページ数が多い請求書の電子化は嫌がられる

非常に枚数の多い紙の請求書を取引先様に郵送していた場合に、取引先様から電子化を嫌がられてしまうケースがあります。たとえば取引先様の支払処理の業務規程のなかで「証憑を紙で確認する」定めがあったり、請求書を電子版で受け取ること自体は問題ないけども、証憑保管を従来どおり紙で保管することになっている取引先様の場合、請求書の用紙代・印刷費用を先方が負担することに難色をしめされるケースがあります。

請求書を電子化するメリット・デメリット

以上が、請求書を電子化するときのメリット・デメリットや問題点です。請求書電子化のデメリットや問題点については、eco Deliver Express(エコデリバー)でどのように解決しているのかを下記のセミナーもしくはPDF資料で詳しくご紹介しておりますので、ぜひお気軽にお申し込みください。

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    デメリットとその解決策

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