給与明細書を電子化するなら
従業員の同意を自動収集できる
サービスを選ぼう

Web給与明細のメリットと留意点
給与明細の電子化には従業員の同意が必要

給与明細の電子化やWeb配信することのメリット

給与明細の電子化とは、従業員への給与支払いの際の給与明細を電子化し、インターネット経由で配信するシステムです。テレワークなどの柔軟な働き方が増加する現代では、給与明細の手渡しは課題も多く、非効率になりつつあります。 それらの課題を解決し、作業効率アップとともに印刷・郵送などのコスト削減といったメリットがある給与明細の電子化サービスやWeb配信などのクラウドサービスが注目されています。

Before

従業員に給与明細を発行するまでには、給与データ処理、印刷、封入、封かん、郵送作業が必要になります。給与明細の発行数が多くなると、大きな負荷がかかります。

  • 御社(発行側)
  • 御社の従業員(受取側)
After

給与明細Web配信サービスを利用すると、給与データをアップロードするだけで、従業員に給与明細を発行できるようになります。

  • 御社(発行側)
  • 御社の従業員(受取側)

※給与明細の電子化は法律で認められているの?
2006年度税制改正において認められ2007年から施行されました。

ただし所得税法で従業員の「給与明細の電子化への同意」を義務づけており、電子配布する具体的な方法や開始予定日などを示して、各従業員から同意を得る必要があります。もしも同意を得られない従業員さんがいる場合には、紙での提供が義務づけられています。

給与明細の電子化メリット

自社の業務フローをほとんど変えずに処理速度と正確性を上げられる。
また処理を自動化することでコスト削減(人件費)も期待できます。

  • コストの削減

    電子化により物理的なコストがかからなくなります。
    印刷や用紙代、手作業による封入封かんにかかる人的コストが大きく削減されます。

  • 作業時間の短縮

    手作業の封入封かん作業ではなくパソコンから給与データを送信するという簡単な作業に変更され、作業時間を大きく短縮できます。

  • ミスの防止

    手作業による封入封かんの際、別の社員の明細を封入してしまうといった人的ミスを排除できます。

給与明細書の電子化・Web配信を実現する検討ステップ

  1. ステップ1 給与明細を電子化する計画段階で、従業員から同意を得る方法を検討

    給与明細を受取る従業員にとっても下記のような3つのメリットがあることを伝えることで、電子化の同意を促す案内状を準備して、従業員からの同意を収集する仕組みをどうするかを最初に検討しましょう。

    ◆従業員に伝えるべき給与明細を電子化するメリット
     ・パソコンやスマートフォンから簡単な操作で明細を参照できる
     ・検索機能により過去の明細もすぐに探せる
     ・明細書を紛失してしまうリスクを低減できる

  2. ステップ2 現行の給与明細レイアウトを実現できるかを確認

    現行の給与明細レイアウトが実現できるか、 「勤怠」「支給」「控除」などの表示項目や桁数なども含めて入念に確認しておきましょう。また部門や社員の種別等により給与体系が異なり、複数の給与体系それぞれで給与明細のレイアウトを管理できるかなども確認しておきましょう。

  3. ステップ3 電子化の同意を得られなかった従業員への対応方法を検討

    スマートフォンやパソコンを利用していないという人は現代では少数派ですが、ネット環境が備わっていない従業員さんが、どうしても紙で給与明細を交付してほしい場合がありえます。
    そのため電子化の同意を得れない従業員向けに、従来通り職場で紙明細を渡す、または、郵送代行機能をもつWeb配信システムで給与明細を郵送して届けるといった対応を検討しましょう。

    ※給与明細には課税支給額や保険料の証拠書類としての役割があるため、所得税法により従業員さんが紙で交付してほしい場合は、会社へ請求することができます。

給与明細Web配信サービスを選ぶ際の留意点

留意点は3つあり、とくに『従業員の電子化同意』には気をつけましょう。
所得税法では、給与明細や源泉徴収票を電子交付する場合、従業員からの同意を得なくてはならないとされています。

  • 従業員の電子化同意

    給与明細の電子化において、所得税法により従業員本人が請求した場合は、紙での給与明細交付が必須とされています。

  • 現行のレイアウト

    業種・業態によって記載すべき項目や内容が異なるため給与明細のレイアウトを柔軟に変更できるものを選びましょう。

  • 郵送代行も併用できる

    どうしても書面で給与明細を受取りたい従業員に対しては、郵送代行なども併用できたほうが、送付側の負担を減らすことができます。

給与明細書の電子化・Web配信で
エコデリバーが選ばれる3つの理由

エコデリバー サービス概要図

  1. 理由1 従業員からの同意をWebで手間をかけずに収集できる

    従業員さんへ一斉に『電子化案内』を送り、インターネット経由で給与明細の受取り方法をWeb配信または郵送を選択いただく形がとれます。

    これにより電子での受取りを希望する従業員さんからの同意の証跡もシステム内で管理することが可能となります。

  2. 理由2 現行の給与明細レイアウトをそのまま電子化できる

    現行の給与明細レイアウトにあわせて「勤怠」「支給」「控除」などの表示項目や桁数など自由に設計が可能です。

    また部門や社員の種別等により給与体系が異なり、複数の給与体系それぞれの明細レイアウトで運用することにも対応しています。

  3. 理由3 郵送代行にも対応

    アップロードされた給与データから、給与明細のPDFが自動作成されます。

    電子化案内の際、郵送を希望した従業員さんに限り、エコデリバーが給与明細を紙帳票として郵送代行します。

給与明細書を電子化して効率化した事例

エコデリバー利用イメージ