帳票(紙)を電子化しない限り
業務効率は従業員の
頑張り次第になります

経理業務の効率化には、帳票の電子化が必要な3つの理由

理由1 紙による「証憑管理・帳票作成」が業務の多くを占めている

証憑とは取引の成立を立証する書類です。「外部取引の当事者間で授受される書類ばかりではなく,内部取引の事実の証拠となる書類をも含む」と定義されています。また証憑を元に「伝票」入力し、仕訳の結果として「帳簿」が出力されます。「帳票」という言葉は帳簿の「帳」と伝票の「票」を意味しており、まさに会計業務そのものと言えます。

理由2 電子化は効率化の即効性が高く、浮いたコストでRPAなど業務自動化も検討できる

請求書や支払通知書などの帳票を電子化すると、早い段階からコスト削減の効果を得られます。コストが下がるということは、利益が増えますので、増えた利益をRPAやAIといった業務自動化を見据えたIT投資にあてることもできます。コストだけでなく時間も削減できるため、作り出された時間をRPAやAIのツール選定や運用に割り当てることもできます。

例えば、5,000通/月の請求書をエコデリバーで電子化した場合、利用開始月からコスト削減効果が得られます。

理由3 帳票が電子化されていれば、RPAやAIなどの自動化IT技術を導入しやすい

仮にインプット「伝票」、アウトプット「帳簿」が電子化されないままRPAが導入された場合を想像してみましょう。さすがにRPAであっても紙に印字された情報をそのまま読み込むことはできません。またAIも紙の情報を分析するにはむいてないと思われます。やはりインプット「伝票」、アウトプット「帳簿」を電子化して、環境整備してこそ、入力プロセスをRPAで、分析プロセスをAIで自動化できるのではないでしょうか。

経理業務効率化に関する資料

  • 01
    AIやRPAといった時代の流れに
    乗るために今からやっておくべき
    経理部門の業務改革
    AIやRPAといったIT技術が企業の様々な業務の効率化を実現します。そういった業務改善を実現するために経理部門でどのような業務改革をやっておくべきか?を考察した資料。
  • 02
    請求書を電子化した場合の
    経理業務の業務フロー
    請求書を電子化した場合の経理業務の業務フローをまとめた資料。紙で請求書を送る場合、電子化した場合、AIやRPAを導入した場合の「3つの場合」で業務フローをご紹介。
  • 03
    請求書の電子化が
    経理業務の効率化に与える
    3つの影響
    請求書の電子化が経理業務の効率化に与える3つの効果(業務改善・働き方改革・経費削減)をご紹介した資料。なぜこのような効果が生まれるのかを詳しくご紹介。

経理業務で取り扱う国税関係帳簿書類の区分と
電子帳簿保存法で認められている3つの保存方法

経理業務で取り扱う国税関係帳簿書類の区分

経理業務で取り扱う国税関係帳簿書類は、以下の3つに分類できます。

国税関係帳簿 : 仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳
決算関係書類 : 貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
取引関係書類 : 契約書、見積書、注文書、請求書、領収書、納品書など

国税関係帳簿書類の区分と保存形態をまとめると以下のようになります。

証憑・帳簿を電子化する際に気になるのが、電子帳簿保存法への対応です。基本的に国税関係帳簿書類については紙で保存することが義務付けられています。電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を紙ではなく電子保存を行う際に必要なルールを定めた法律となります。電子帳簿保存法を意識して電子化を進める必要があり、どの帳簿・書類をどのように電子保存することができるのかを下記の通りまとめてみました。

出典:国税庁 電子帳簿保存法一問一答
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/denshihozon_torihiki.pdf

電子帳簿保存法で認められている3つの保存方法

電子帳簿保存法では、以下の3つの方法で保存することが認められています。

  • 01
    1.電磁的記録の保存
    自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。
  • 02
    2.スキャン文書保存
    保存すべき書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存(以下スキャナ保存といいます)を行うことができます。
  • 03
    3.電子取引の取引データの保存

    電子取引の取引データの保存方法としては、下記の3通りの方法があります。

    ①電子データをそのまま保存する
    ②電子データを出力した書面の電子ファイルを保存する
    ③電子データをCOMに出力して保存する

1.電磁的記録の保存

2.スキャン文書保存

3.電子取引の取引データの保存

帳票を電子化すれば、本当に経理業務は効率化につながるのか?

帳票の電子化に関する満足度調査結果

電子帳票システムを導入した企業の半数がその成果に満足されています

「大変満足」「おおむね満足」と回答されたユーザーの内訳は「紙書類の削減」と「業務の効率化」が74.4%で同率1位でした。
帳票を電子化すれば業務は効率化できることがうかがえます。

その一方「少し不満」「多いに不満」は合わせて約20%未満ですが、その内訳は「業務の効率化」が28.2%でトップでした。 本アンケートは2011年の結果であり、当時はRPA・AIが活用されていなかったためだと推測できます。

出典:TechTargetジャパン 2011年12月22日 公表 電子帳票システムに関する読者調査リポート「電子帳票システムの満足度」 https://techtarget.itmedia.co.jp/tt/news/1112/22/news04.html

この結果からも、データ連携できる環境がなければ、帳票を電子化しても、経理業務を効率化することはできませんが、データ連携できる環境があれば、効率化できると言えるでしょう。
いずれにしても、今後、RPA・AI活用が進むなかで、帳票の電子化は必須だということがおわかり頂けると思います。

御社の取引先から、帳票の電子化を求められたことは?

受取側の帳票の電子化に対する意識

請求書を受取る企業の意識調査結果

帳票を受取る企業は電子化をどう感じているでしょうか?
下記の調査は「請求書を受取る企業の意識調査結果」ですが、紙から電子化することにメリットを感じている企業が多いことがわかります。紙で受取るよりも、電子化された状態で受取ることができれば、紙から電子化する手間も必要なくなります。
つまり、請求書の電子化は、受取側にもメリットがあり、まさにWin-Winの関係で効果を発揮できるということです。

出典:【調査実施】日本CFO協会 【調査協力】株式会社コンカー 2018年5月23日
https://www.concur.co.jp/newsroom/article/pr_denshi-chobo-hozon-hou-invoice-survey
電子帳簿保存法による請求書電子化、企業の取り組み状況の実態調査

経理業務効率化に関する資料

  • 01
    AIやRPAといった時代の流れに
    乗るために今からやっておくべき
    経理部門の業務改革
    AIやRPAといったIT技術が企業の様々な業務の効率化を実現します。そういった業務改善を実現するために経理部門でどのような業務改革をやっておくべきか?を考察した資料。
  • 02
    請求書を電子化した場合の
    経理業務の業務フロー
    請求書を電子化した場合の経理業務の業務フローをまとめた資料。紙で請求書を送る場合、電子化した場合、AIやRPAを導入した場合の「3つの場合」で業務フローをご紹介。
  • 03
    請求書の電子化が
    経理業務の効率化に与える
    3つの影響
    請求書の電子化が経理業務の効率化に与える3つの効果(業務改善・働き方改革・経費削減)をご紹介した資料。なぜこのような効果が生まれるのかを詳しくご紹介。

経理業務効率化は、帳票の電子化から始めよう!

まとめ

(1)経理業務の効率化の究極はITによる自動化率を高めていくこと
(2)AIやRPAを経理部門でも導入し活用するのが効果的
(3)しかしいきなり導入するのは困難。予算や導入のための準備の時間も作れない
(4)そこでまずは何らかの経理業務を効率化してお金と時間を生み出し、そのお金と時間を使うのが効率的
(5)何から始めるのか?というと、経理業務の共通ワードである帳票の電子化
(6)帳票を電子化すれば紙の帳票に比べてコスト削減・時間削減が実現する。しかもAIやRPAを使うとなるといつかは帳票を電子化しないといけない
(7)帳票の電子化といってもどの帳票から始めるべきか?その答えは請求書や支払通知書
(8)なぜなら郵送・印刷・封入封緘が不要で一気に大きな時間とコストを削減できるから

だからこそ、まずは帳票の電子化、特に請求書や支払い通知書などの電子化から始めると効果的です。
御社の帳票の電子化率はどのくらいですか?電子化がどんどん進めば進むほど、御社はお金と時間を生み出すことができるのです。生み出されたお金と時間は、AIやRPAに活用していただいてもよいですし、ほかのことにつかっていただいてもよいでしょう。