帳票(請求書や支払通知書、納品書など)の
電子化課題を解決する「電子化支援サービス」

帳票(請求書や支払通知書、納品書など)の電子化で陥りがちな技術的課題や問題点としてどのようなものがあるのか、またそれらの課題を経理部門のスタッフだけで解決できない場合、どんな支援が必要となるかについて解説いたします。

請求書などを電子化するときによくある3つの課題・問題点

お客様から、請求書の電子化を進めるにあたり、よくいただく課題を整理いたしますと『請求書フォーム』、『請求データ準備』、『今と同じ郵送先に配信』という3つの課題に集約されます。

  • 請求書フォーム
    現在郵送している請求書と同じレイアウトで電子化したい
  • 請求データ準備
    会計システムから適切なレイアウトで請求データを抽出・自動連携させたい
  • 今と同じ郵送先に電子配信
    取引部門は異なるが配信先を集約、同じ取引先でも帳票種別ごとに配信先部門を変えたい

請求書電子化の課題 その1 請求書フォーム

『請求書の電子化サービスというネーミング』から、現在の郵送による業務でできていることをそのまま電子化できるのではないかとイメージされている方がほとんどだと思います。電子化サービスの種類によっては運営会社が用意した請求書フォームだけにしか対応できないケースもあります。(この方式はレイアウトの自由度がないというデメリットがあります)

現在郵送している請求書レイアウトは、自社と取引先様が「製品、数量、金額」などをお互いに確認しやすいように工夫した結果を項目として確定しているケースが多く、今のレイアウトをそのまま電子化したいというご要望が多いのは納得できます。

請求書電子化の課題 その2 請求データ準備

請求書を会計システムから印刷している場合、会計システムから請求書PDFに必要なフォーマットで請求データを抽出し、インターネット経由で『電子化サービスに登録』する必要があります。

『データ抽出・登録』という概念的な言葉だけで理解しようとすると、簡単なことに聞こえますが、必要なフォーマットで抽出することができなかったり、計算しないと作成できない項目があったり、取引先様を識別できるキーを付加するなど、データを準備できるITスキルがないと電子化サービスの導入プロジェクトが止まってしまうことがあります。

請求書電子化の課題 その3 今と同じ郵送先に電子配信

異なる部署コードの請求書を同じ担当者様に送付するケースがあります。郵送するときは、住所欄に部署名・担当者名で対応できますが、請求書を電子化した場合はどうなるのでしょうか?あるいは、同じ部署コードであっても、請求書と、支払通知書は別々の担当者様に送付する場合などはどうなるのでしょうか?

電子配信サービスを利用する場合には、帳票データに存在する、得意先コード、仕入先コードを電子配信の「送信先コード」として適用しますが、その場合、上記のような場合に対応ができない場合がありますので注意すべきです。

eco Deliver Express(エコデリバー)の
電子化支援サービスで3つの課題を解決

このような3つの課題『請求書フォーム』、『請求データ準備』、『今と同じ郵送先に配信』を解決できるようにエコデリバーはそれぞれに支援メニューをご用意しています。

請求書電子化の対応策 その1 今の請求書フォームをそのまま電子化できる

エコデリバーは、現在郵送されている『請求書フォーム』をそのまま適用します。そのためデータさえ準備していただければ今の請求書のフォームをそのまま電子化することができます。

電子化を機会に請求書フォームを見直ししたいというようなケースでは、導入支援サービスとして、帳票レイアウトを作成いたしますので、「レイアウトが非常に複雑」、「項目数が多い」場合でも短期間で電子化可能かどうかを確認いただけます。

請求書電子化の対応策 その2 請求データの準備を手厚く支援

エコデリバーでは、請求書PDFに必要なフォーマットでデータが準備できない場合でも、抽出(複数のデータから特定の項目のみ抽出)サービス、変換(コードの置換え、データ並び順変更)サービスを利用してデータ作成のご支援ができます。 専属エンジニアがお客様先にご訪問し、請求書PDF作成に必要な項目や、確認のポイントをわかりやすく説明させていただきます。また必要な場合、請求データ準備作業を代行(有償)させていただくことも可能です。

郵送と同じ送付先へ仕分けする仕組みの構築

エコデリバーの電子化支援サービスでは、郵送と同じように部署・担当者単位で送り先を柔軟に設定できる機能があり、配信先設定の支援をさせていただきます。

エコデリバーでは、異なる送信先コードを1つにまとめる機能、同じ送信先コードを帳票種別ごとに個別に設定する機能がございます。その機能を利用すれば、新たに送信先コードを帳票データに出力しなくても、現行のまま、郵送と同じ要領で配信することができます。

  • eco Deliver Express
    詳細資料ダウンロード

    eco Deliver Expressの概要・特徴・機能・画面イメージ・価格などの詳細をまとめた資料がダウンロードできます。請求書の配信方法、管理機能、コレクト機能など機能面についても詳しくご紹介しています。

  • 電子化支援サービスへの
    お問い合わせ

    eco Deliver Expressでは、請求書などの帳票を電子化する際によくある3つの課題を解決するための電子化支援サービスを実施しております。電子化支援サービスに関するお問い合わせはこちらからお願いします。