請求書の電子化を進める際、全ての取引先がWeb請求書サービスに切替えることに同意してくれるとは限りません。紙でしか受取れないと断られる取引先もあり得ます。しかし、多くの場合、電子化切替えの案内が届いていたけれど手続きを忘れていたり、手続きがめんどうくさいなどの理由で電子化が進まないケースもあります。Web請求書サービスの導入でコスト削減するためには、 「電子化率(電子化の同意をいただいた取引先の割合)」を上げる必要があります。
請求書の電子化について取引先へご案内する中身次第で電子化率が大きく変わってきます。電子化が進まない案内方法と、電子化が進む案内方法を比較してみましょう。
当社アンケート※の結果から、取引先へ電子化の案内で説明されているメリットで圧倒的に多かったのは「郵送より早い」「明細データ活用(会計システム登録時に手入力を省ける)」の2点でした。また電子化率が50%以上を超える企業様にフォーカスするとこの2点に加えて「ペーパーレス化推進」、「保管場所に困らない」、「無くさない」、「検索ですぐに探せる」、「エコ活動に寄与」と幅広く受取側のメリットを説明されていたことがわかりました。
※『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル
当社アンケート※回答企業の75%で案内回数が2回以内に留まっていました。電子化率は良くて40%という状況でした。一方その案内を3回、4回と繰り返し行った企業の電子化率は50%、70%と回数に比例して高くなる傾向にあることがわかりました。つまり、同意を得られない場合でも、請求書電子化の案内状は定期的に送付することが重要だと、成功事例からわかってきました。
※『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル
取引先への電子化の案内は書面を郵送する場合が多いため、取引先からの同意も書面で返信していただくケースが多いです。ただ書面で行う場合は、必要事項を手書きで記載、また郵送やFAXなど返信するまでの手続きに手間がかかります。
一方、同意の仕組がシステム化されて、簡単な手続きですめば、取引先は手間がかからないため、回答率が高くなることが成功事例からわかってきています。
エコデリバーは、電子化の案内を自動で郵送代行することができ、取引先からはシステム化された簡単な手続きで同意を得ることができるようになっています。高い電子化率を誇る企業からのインタビューやインターネットアンケートを使って電子化率アップの成功要因を分析し、エコデリバーの機能に反映しています。その具体的な仕組みをご紹介いたします。
3回を目安に電子化の案内したのち、電子化の同意が得られなかった取引先には、請求書の郵送をつづけることになりますが、エコデリバーの郵送代行を使えば、請求書を郵送する際に電子化の案内を一緒に同封しますので、より電子化率アップが期待できます
取引先にメールアドレスの
登録を依頼する場合
取引先様への電子化案内を
エコデリバーが郵送代行
電子化の案内には、取引先がエコデリバーのホームページからアクセスし、メールアドレスを登録する方法が記載されています。
登録された情報は、エコデリバーの送信先マスタに登録され、電子化同意の証跡にもなり、その時点からWeb請求書サービスに切替わります。
帳票(請求書や支払通知書、納品書など)の電子化で陥りがちな技術的課題や問題点としてどのようなものがあるのか、またそれらの課題を自社のスタッフだけでは解決できない場合、どんな支援が必要となるかについて解説いたします。
『請求書の電子化サービスというネーミング』から、現在の郵送による業務でしていることをそのまま電子化できるのではないかとイメージされている方がほとんどだと思います。電子化サービスの種類によっては運営会社が用意した請求書フォームだけにしか対応できないケースもあります。(この方式はレイアウトの自由度がないというデメリットがあります)
現在郵送している請求書レイアウトは、自社と取引先が「製品、数量、金額」などをお互いに確認しやすいように工夫した結果を項目として確定しているケースが多く、今のレイアウトをそのまま電子化したいというご要望が多いのは納得できます。
請求書を会計システムから印刷している場合、会計システムから請求書PDFに必要なフォーマットで請求データを抽出し、Web請求書サービスにアップロードする必要があります。
抽出、アップロードという概念的な言葉だけで理解しようとすると、簡単なことに聞こえますが、必要なフォーマットで抽出することができなかったり、計算しないと作成できない項目があったり、取引先を識別できるキーを付加するなど、データを準備できるITスキルがないと電子化サービスの導入プロジェクトが止まってしまうことがあります。
異なる部署コードの請求書を同じ担当者に送付するケースがあります。郵送するときは、住所欄に部署名・担当者名で対応できますが、請求書を電子化した場合はどうなるのでしょうか?あるいは、同じ部署コードであっても、請求書と、支払通知書は別々の担当者に送付する場合などはどうなるのでしょうか?
帳票の電子化・Web配信サービスを利用する場合には、帳票データに存在する、得意先コード、仕入先コードをサービスに「送信先コード」として登録する必要がありますが、その場合、上記のような場合に対応ができないシステムやサービスがありますので注意しましょう。
エコデリバーは、現在郵送されている『請求書フォーム』をそのまま適用します。そのためデータさえ準備していただければ今の請求書のフォームをそのまま電子化することができます。
電子化を機会に請求書フォームを見直ししたいというようなケースでは、導入支援サービスとして、帳票レイアウトを作成いたしますので、「レイアウトが非常に複雑」、「項目数が多い」場合でも短期間で電子化可能かどうかを確認いただけます。
エコデリバーでは、請求書に必要なフォーマットでデータが抽出できない場合でも、Excelのように削除、並び替え、演算などのデータ編集し、必要なフォーマットに変換するサービスも準備していています。
抽出可能な範囲でデータをご準備して頂ければ、請求書を作成することができるか事前検証いたします。
エコデリバーでは、異なる送信先コードを1つにまとめる機能、同じ送信先コードでも帳票種別ごと送信先を変えるなどの柔軟な機能がございます。その機能を利用すれば、Web請求書用に、新たに送信先コードを帳票データに出力しなくても、現行のまま、郵送と同じ要領で配信することができます。
御社の環境や現在の状況によってエコデリバーの活用方法は異なります。状況やご要望に合わせて最適な導入プランをご提案をさせていただきますので、まずはお気軽にお問い合せください
導入後もトラブルなくスムーズにご利用いただけるよう、取引先へ操作の説明をするための資料や手順書など、様々なサポートツールをご用意しております。
操作・運用等に関する各種ご相談、お問い合わせには専用の窓口をご用意しておりますので、お気軽にご連絡ください。