Web請求書サービス導入前に確認しておくべき3つのポイント

『請求書の電子化サービスというネーミング』から、現在の郵送による業務でしていることをそのまま電子化できるのではないかとイメージされている方がほとんどだと思います。電子化サービスの種類によっては運営会社が用意した請求書フォームだけにしか対応できないケースもあります。（この方式はレイアウトの自由度がないというデメリットがあります）
現在郵送している請求書レイアウトは、自社と取引先が「製品、数量、金額」などをお互いに確認しやすいように工夫した結果を項目として確定しているケースが多く、今のレイアウトをそのまま電子化したいというご要望が多いのは納得できます。

請求書を会計システムから印刷している場合、会計システムから請求書PDFに必要なフォーマットで請求データを抽出し、Web請求書サービスにアップロードする必要があります。
抽出、アップロードという概念的な言葉だけで理解しようとすると、簡単なことに聞こえますが、必要なフォーマットで抽出することができなかったり、計算しないと作成できない項目があったり、取引先を識別できるキーを付加するなど、データを準備できるITスキルがないと電子化サービスの導入プロジェクトが止まってしまうことがあります。

異なる部署コードの請求書を同じ担当者に送付するケースがあります。郵送するときは、住所欄に部署名・担当者名で対応できますが、請求書を電子化した場合はどうなるのでしょうか？あるいは、同じ部署コードであっても、請求書と、支払通知書は別々の担当者に送付する場合などはどうなるのでしょうか？

帳票の電子化・Web配信サービスを利用する場合には、帳票データに存在する、得意先コード、仕入先コードをサービスに「送信先コード」として登録する必要がありますが、その場合、上記のような場合に対応ができないシステムやサービスがありますので注意しましょう。

エコデリバーは、現在郵送されている『請求書フォーム』をそのまま適用します。そのためデータさえ準備していただければ今の請求書のフォームをそのまま電子化することができます。

電子化を機会に請求書フォームを見直ししたいというようなケースでは、導入支援サービスとして、帳票レイアウトを作成いたしますので、「レイアウトが非常に複雑」、「項目数が多い」場合でも短期間で電子化可能かどうかを確認いただけます。

エコデリバーでは、請求書に必要なフォーマットでデータが抽出できない場合でも、Excelのように削除、並び替え、演算などのデータ編集し、必要なフォーマットに変換するサービスも準備していています。
抽出可能な範囲でデータをご準備して頂ければ、請求書を作成することができるか事前検証いたします。

エコデリバーでは、異なる送信先コードを1つにまとめる機能、同じ送信先コードでも帳票種別ごと送信先を変えるなどの柔軟な機能がございます。その機能を利用すれば、Web請求書用に、新たに送信先コードを帳票データに出力しなくても、現行のまま、郵送と同じ要領で配信することができます。