帳票の電子化・Web請求書サービス導入時に検討すべき課題

帳票(請求書や支払通知書、納品書など)の電子化で陥りがちな技術的課題や問題点としてどのようなものがあるのか、またそれらの課題を自社のスタッフだけでは解決できない場合、どんな支援が必要となるかについて解説いたします。

帳票の電子化・Web請求書サービス導入時に発生する3つの課題

  • 請求書フォーム
    現在郵送している請求書と同じレイアウトで電子化したい
  • 請求データ準備
    会計システムから適切なレイアウトで請求データを抽出・自動連携させたい
  • 今と同じ郵送先に電子配信
    取引部門は異なるが配信先を集約、同じ取引先でも帳票種別ごとに配信先部門を変えたい

電子化の課題
その1
請求書フォーム

『請求書の電子化サービスというネーミング』から、現在の郵送による業務でしていることをそのまま電子化できるのではないかとイメージされている方がほとんどだと思います。電子化サービスの種類によっては運営会社が用意した請求書フォームだけにしか対応できないケースもあります。(この方式はレイアウトの自由度がないというデメリットがあります)
現在郵送している請求書レイアウトは、自社と取引先が「製品、数量、金額」などをお互いに確認しやすいように工夫した結果を項目として確定しているケースが多く、今のレイアウトをそのまま電子化したいというご要望が多いのは納得できます。

電子化の課題
その2
請求データ準備

請求書を会計システムから印刷している場合、会計システムから請求書PDFに必要なフォーマットで請求データを抽出し、Web請求書サービスにアップロードする必要があります。
抽出、アップロードという概念的な言葉だけで理解しようとすると、簡単なことに聞こえますが、必要なフォーマットで抽出することができなかったり、計算しないと作成できない項目があったり、取引先を識別できるキーを付加するなど、データを準備できるITスキルがないと電子化サービスの導入プロジェクトが止まってしまうことがあります。

電子化の課題
その3
今と同じ郵送先に電子配信

異なる部署コードの請求書を同じ担当者に送付するケースがあります。郵送するときは、住所欄に部署名・担当者名で対応できますが、請求書を電子化した場合はどうなるのでしょうか?あるいは、同じ部署コードであっても、請求書と、支払通知書は別々の担当者に送付する場合などはどうなるのでしょうか?

帳票の電子化・Web配信サービスを利用する場合には、帳票データに存在する、得意先コード、仕入先コードをサービスに「送信先コード」として登録する必要がありますが、その場合、上記のような場合に対応ができないシステムやサービスがありますので注意しましょう。

電子化支援サービスで3つの課題を解決

電子化の解決先
その1
今の請求書フォームをそのまま電子化できる

エコデリバーは、現在郵送されている『請求書フォーム』をそのまま適用します。そのためデータさえ準備していただければ今の請求書のフォームをそのまま電子化することができます。

電子化を機会に請求書フォームを見直ししたいというようなケースでは、導入支援サービスとして、帳票レイアウトを作成いたしますので、「レイアウトが非常に複雑」、「項目数が多い」場合でも短期間で電子化可能かどうかを確認いただけます。

電子化の解決先
その2
請求データの準備を手厚く支援

エコデリバーでは、請求書に必要なフォーマットでデータが抽出できない場合でも、Excelのように削除、並び替え、演算などのデータ編集し、必要なフォーマットに変換するサービスも準備していています。
抽出可能な範囲でデータをご準備して頂ければ、請求書を作成することができるか事前検証いたします。

電子化の解決先
その3
郵送と同じ送付先へ仕分けできる

エコデリバーでは、異なる送信先コードを1つにまとめる機能、同じ送信先コードでも帳票種別ごと送信先を変えるなどの柔軟な機能がございます。その機能を利用すれば、Web請求書用に、新たに送信先コードを帳票データに出力しなくても、現行のまま、郵送と同じ要領で配信することができます。