請求書を電子化、Web請求書で注意すべき5つのポイント

また、請求書の電子化を開始する前後で、信書の電子化、印刷物の原本性に関して質問を頂くことがあります。

Q. 請求書は「信書」に該当しますが、電子でも問題ないですか？
A. 電子化された請求書は、電磁的記録物にあたるため信書の送達には該当しません。
Q. 電子で受取ったものを印刷して保存しても問題ないですか？
A. 取引先が紙保管の形式で、税務監査対応を受ける場合、印刷して保存いただいても問題ございません。

海外に請求書を電子化して発送する場合、日本国内とのフォーマットの違い、言語の違いが注意点として考えられます。このため、請求書の電子化サービスでも柔軟にフォーマットの変更ができるのかどうかなど、事前に確認しておかなければなりません。海外発送の件数が少ない場合は、海外分だけ手作業で行うというような切り分けも検討するといいでしょう。その際、そういった切り分けが業務フローとして対応できるのかどうかも注意が必要です。

システムで管理されている、得意先コード、仕入先コードが会社単位の場合、郵送に関しては、個別に宛先を管理されていることがあります。この場合、得意先コード、仕入先コードだけでは、発送先を識別できないため、システム変更せざるを得ないケースがでてきます。

具体的には、納品書は営業部門に、請求書は経理部門に送りたい けれども、得意先コードが同じであるため、発送先を変えることができないケース。

また、異なる得意先コードをまとめて送りたいけれども、納品書と、請求書ではまとめるパターンが異なるため、まとめて発送できないケース。

これらに対してどのように対応するのか検討することも必要です。