取引先様に郵送している請求書を電子化するときに注意すべき5つの要件

請求書を電子化するときに注意すべき5つのこと

IT技術の進歩やWEBの普及によって、PDFなどで電子化された請求書を取引先へWEB経由で受け取れるようにしている企業が増えています。しかしながら、請求書の電子化に関連する法律知識や取引先様へのご案内の仕方、必要なコスト、印鑑の対応などについて注意すべき要件がありますので、詳しくご紹介します。

請求書電子化の注意要件1 電子帳簿保存法

電子帳簿保存法の施行により、次のような要件を満たす場合、請求書を電子化して保存することが認められています。また電子帳簿保存法における請求書の位置づけとしては取引関係書類に分類されており、一度も紙に出力せずにPDFファイルなどの電子ファイルで取引先様へ送付した場合は、電子取引の取引データとみなされます。

国税関連帳簿書類の電子保存方法

区分 保存形態 税務署長への申請 備考
国税関係帳簿
(税法では原則は紙保存)
[電子保存は特例措置]
電磁的記録 必要 電子帳簿保存法4①
国税関係帳簿
(税法では原則は紙保存)
[電子保存は特例措置]
決算関係書類
電磁的記録 必要 電子帳簿保存法4②
取引関係書類 自己発行分
(写し)
電磁的記録 必要 電子帳簿保存法4②
スキャン文書 必要 電子帳簿保存法4③
相手方
発行分
スキャン文書 必要 電子帳簿保存法4③
電子取引をした場合
(電帳法で義務規定化)
取引
関係
書類
相手方発行分 電子取引の取引データ 不要 電子帳簿保存法第10条
自己発行分
(写し)

出典:国税庁HP 電子帳簿保存法対応の説明内容を図示

この場合、電子帳簿保存法では、申請は不要です。ただし、下記の要件のどちらかを満たす必要があります。

請求書を電子化して保存するための要件

当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。

→事務処理規定をきちんまとめて備えつけてあり、いつでも参照できるようになっている。

または

当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。

→送信日時がわかるようにタイムスタンプを付けて送信する。

上記の要件のどちらかを満たすことで、
請求書を電子化して保存することが可能となります。

請求書電子化の注意要件2 請求書電子化の案内文

企業間取引において、請求の意思表示の手段として請求書をPDFで送付すること自体は法律上問題ございません。しかしながら、今まで郵送していた請求書を、取引先様へなんのご案内もなくPDFで送付するわけにいきません。大切な取引先様とのトラブルを回避するためにも事前のご案内や電子化の同意を得られるかを確認しておく必要があります。

請求書の電子化は経理業務を効率化するための施策の1つになりますが、この電子化の同意が得られないと、コスト削減・効率化は進みません。そのため、電子化する案内文は非常に重要なポイントになります。電子化率がどんどん進むような案内文書とそれを送付する仕組みが必要です。

請求書電子化の注意要件3 電子化するためのコスト

請求書発行は、会計システムや販売管理システムなどに印刷指示を行い、紙に出力する場合がほとんどです。ですが、請求書の電子化サービスを利用する場合、その電子化サービス用のデータフォーマットに請求データを作り変えて請求データを渡す必要があったり、取引先様ごとの情報を電子化サービスにデータ登録する作業が必要になります。

現在利用中の会計システムや販売管理システムに詳しい担当者であれば、データ準備作業マニュアルや簡単なサポートだけでも対応できますが、そうでない場合は、その作業を委託できるように一定のコストを見ておいた方が良いでしょう。データフォーマットを作り変える作業ができず、請求書の電子化がなかなか進まないといったケースもよくありますので、ご注意ください。

請求書電子化の注意要件4 海外発送

海外に請求書を電子化して発送する場合、日本国内とのフォーマットの違い、言語の違いが注意点として考えられます。このため、請求書の電子化サービスでも柔軟にフォーマットの変更ができるのかどうかなど、事前に確認しておかなければなりません。海外発送の件数が少ない場合は、海外分だけ手作業で行うというような切り分けも検討するといいでしょう。その際、そういった切り分けが業務フローとして対応できるのかどうかも注意が必要です。

請求書電子化の注意要件5 印鑑・原本

PDFなど電子化された請求書に印鑑が押されていないと、正式な証憑として認められないのではないかと考えがちですが、そもそも押印に法的効力ありません。しかしながら、取引先様の中には業務規程などにより印鑑のない請求書は支払処理できないと定めているところもございますのでトラブルを回避する意味でもPDF後も印鑑があった方が良いと言えます。

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