Web請求書サービスは、請求書はもちろん、納品書、支払通知書など、貴社のあらゆる帳票をクラウドで電子化し、取引先へメール通知。取引先はPDFで照会できるサービスです。
郵送・FAXにも対応しているサービスが多く、テレワークでの利用が増えています。
A商事、B販売、C産業の請求書を電子化するまでの手順
PDFに複数の得意先が含まれている。
得意先単位に分割したい。
PDFに印字されている、得意先コード単位にPDFを自動分割する機能で解決。
PDFに得意先コード印字されていない。
でも、得意先単位に分割したい。
宛先会社名でもPDFを"自動分割
送信先も決定
PDFには同じ得意先コード。
でも、請求書と納品書の送信先を変えたいなど
送信先の「一部変更」、「まとめ」、「削除」
Web請求書サービスといっても、さまざまなサービスがあります。請求書のみに特化し、フォームは変更できないサービスや、送信はできるけれども、長期間の保存ができないサービスがあります。
取引先(得意先、仕入先)様と、貴社業務に合わせて、最適なサービスを検討する必要があります。
Web請求書サービスは印刷・郵送費用などの「コスト削減」、封入・封かん時間短縮による「業務効率化」だけではなく、ミス防止の側面でも効果があります。
請求書だけではなく、支払通知書、納品書、給与明細書にも適用できれば、さらなる効果が期待できます。
Web請求書サービスを導入すれば、郵送コスト、印刷代、封入封緘作業等の人件費を削減できます。
高い電子化率を実現できれば、 80%以上のコストを削減も可能です。
御社で行われている印刷・封入などの作業は、データアップロード作業に置き換わり、わずか数十分まで短縮できます。
また郵送時間はなくなり、すぐにWeb配信されるため、御社の取引先にすぐにお届けできます。
請求書は、月末、また四半期などのピーク性がある業務ですが、平常時の要員で業務をこなそうとするため、ミスが発生しやすい業務です。また、お客様の締日の関係から、期日を守る必要があるため作業ミスを誘発しやすい状況になると考えられます。
エコデリバーに確定データをアップロードすれば、一気通貫で請求書が作成されるため内容の再確認は不要。
また予め設定された送信先マスタに従ってWeb配信されるため、宛先間違いが無くなります。
電子データ・PDFだから、テレワークでも利用できます。
Web請求書サービスを導入する際には、もちろん100%電子化できることが理想ですが、取引先の事情により同意していただけない場合もあります。パソコンがない、指定伝票など物理的な理由の場合はやむをえませんが。手続きが面倒だとか、質問に回答できなかたったために電子化に同意いただけないこともあり得ますので、手間をおしまず、事前に準備をしっかりしておくことが大切です。
電子化後の企業の半数が『電子化40%未満』(『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル)という厳しい現実があります。これは、すべての取引先から同意をいただけるわけではないからです。このため、取引先から電子化の同意をいただけるための仕組み・仕掛けを考えておく必要があります。
請求書の電子化を開始する前後で、取引先から電子帳簿保存法についての質問が数多く寄せられるようになります。代表的な質問の例としては次のようなものがあります。
次のようなケースは、いくら取引先に請求書の電子化のご了承をお願いしても、紙の請求書でないと支払処理ができないため、同意いただけません。
・異なる送信先コードを同じ郵送宛先に送付する場合
・同じ送信先コードでも、帳票種別毎に郵送宛先が異なる場合
・Web配信の場合は、送信先コードとメールアドレスを登録
・郵送代行場合は、送信先コードと住所を登録
・メールアドレスがない場合は郵送で案内し、メールアドレスを収集
・メールアドレスがある場合はメールで案内
・帳票データをPDFで準備
・帳票データをCSVデータで準備
・全ての送信先に同じファイルを同封する場合
・送信先毎に異なるファイルを同封する場合
・システム連携してアップロード
・PCからアップロード