Web請求書サービスを導入、帳票の電子化を進めるポイントを解説

Webも郵送代行もFax配信も全部実現できます!
使ってみてご納得いただけない場合は全額返金いたします!詳しくはこちら
Web請求書サービスを「システム変更なく」導入できる。セルフメンテナンス機能 登場!!

Web請求書サービスは、請求書はもちろん、納品書、支払通知書など、貴社のあらゆる帳票をクラウドで電子化し、取引先へメール通知。取引先はPDFで照会できるサービスです。
エコデリバーは、郵送・FAXにも対応しているのでテレワークでの利用が増えています。

こんな課題ありませんか?

印刷・封入のためだけに会社へ行く問題

担当者

コロナ収束が見えず、メンバーは、テレワーク。
でも、納品書・請求書の発送担当者は「出社」しかも人数制限で、
月末は「人手が足りない」!

個別でメール送信するのは大変&ミスったらどうしよう問題

テレワーク(在宅)で郵送物が受取れないんです。
PDFにしてメール」で送ってもらえないですか?

取引先
担当者

承知しました。でも...大変だし、ミスも怖いな......。

社内の「Web請求書サービス」の導入進まない問題

担当者

そうだ。「Web請求書サービス」を導入して、請求書を電子化しよう!

上司

ちょっと忙しくて、
今は、検討できないな......

IT部署

優先順位があるので、
すぐには対応できません!

なんとかしたい。請求書を「PDFで出力」することはできる。
いい方法はないかな......。

Web請求書サービスを「システム変更なく」導入できる。セルフメンテナンス機能とは?

Web請求書サービス導入時のよくあるお悩みと、解決方法

PDFに複数の得意先が含まれている。
得意先単位に分割したい。

これで解決!

PDFに印字されている、得意先コード単位にPDFを自動分割する機能で解決。

PDFに得意先コード印字されていない。
でも、得意先単位に分割したい。

これで解決!

宛先会社名でもPDFを"自動分割
送信先も決定

PDFには同じ得意先コード。
でも、請求書と納品書の送信先を変えたいなど

これで解決!

送信先の「一部変更」、「まとめ」、「削除」

「動画を見る時間がない!」という方はこちら

請求書PDFを得意先単位に自動分割し、送信先にメール通知

A商事、B販売、C産業の請求書を電子化するまでの手順

得意先コードがなくてもOK。請求書の宛先名でも分割できます。

得意先コードが同じでも、納品書・請求書など帳票単位に送信先を変更できる

Web請求書サービス「エコデリバー」のポジショニング

Web請求書サービスといっても、さまざまなサービスがあります。請求書のみに特化し、フォームは変更できないサービスや、送信はできるけれども、長期間の保存ができないサービスがあります。
取引先(得意先、仕入先)様と、貴社業務に合わせて、最適なサービスを検討する必要があります。
ちなみに、エコデリバーは、以下のポジションとなります。電子帳簿保存法対応はもちろん、現在紙で発送されている帳票のレイアウトをそのまま電子化することができます。またPDFをベースに、自動分割、自動仕分など、セルフメンテナンス機能で、IT部門に頼らず「システム変更なく」導入ができます。

Web請求書サービス導入3つの効果

Web請求書サービスは印刷・郵送費用などの「コスト削減」、封入・封かん時間短縮による「業務効率化」だけではなく、ミス防止の側面でも効果があります。

もちろんWeb請求書サービス「エコデリバー」なら、請求書だけではなく、支払通知書、納品書、給与明細書などにも適用すれば、さらなる効果が期待できます。

Web請求書サービスを導入、帳票の電子によるコスト削減

エコデリバーを導入したお客様は高い電子化率を実現されています。御社の取引先への電子化切替え案内をエコデリバーで自動化すれば、どんどん電子化が進みます。
50%以上のコスト削減効果の事例もご紹介しております。

Web請求書サービスを導入、帳票の電子による時間短縮

御社で行われている印刷・封入などの作業は、データアップロード作業に置き換わり、わずか数十分まで短縮できます。
また郵送時間はなくなり、すぐにWeb配信されるため、御社の取引先にすぐにお届けできます。

Web請求書サービスを導入、帳票の電子によるミス防止

請求書は、月末、また四半期などのピーク性がある業務ですが、平常時の要員で業務をこなそうとするため、ミスが発生しやすい業務です。また、お客様の締日の関係から、期日を守る必要があるため作業ミスを誘発しやすい状況になると考えられます。

エコデリバーに確定データをアップロードすれば、一気通貫で請求書が作成されるため内容の再確認は不要。
また予め設定された送信先マスタに従ってWeb配信されるため、宛先間違いが無くなります。
電子データ・PDFだから、テレワークでも利用できます。

Web請求書サービスがテレワークでも利用できる理由

Web請求書サービスなら、印刷・封入などの手作業が不要になる

Before

取引先に請求書発行するまでには、請求データ処理、印刷、封入・封かん、郵送作業が必要になります。請求書の発行数が多くなると、大きな負荷がかかります。

After

Web請求書サービスを利用すると、請求データをアップロードするだけで、取引先に請求書を発行できるようになります。
Webサービスなので、テレワークにも最適です。

Web請求書サービス「エコデリバー」なら、電子帳簿保存法に対応できる

請求書を一度も紙に出力せずにPDFファイルなどの電子ファイルで取引先へ送付した場合、電子取引とみなされます。電子取引の場合、以下の要件を満たせば電子帳簿保存法に対応できます。

「電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。」

エコデリバーには電子帳簿保存法対応に必要な要件として、取引先コード、取引日付、請求金額の範囲を組合わせて検索できる機能が備わっており、電子帳簿保存対応が可能です。

Web請求書サービス導入のメリットとデメリット

Web請求書サービスを導入・請求書を電子化するメリット

メリットは「コスト削減」「業務の効率化」「どこでも仕事」ができるようになることです。

Web請求書サービスを導入する
メリット1
コスト削減できる

請求書の発行通数が多い企業では特に「コスト削減」のメリットが大きいです。具体的なコスト削減の要素としては、『紙(用紙、インク代、封筒)、郵送(切手)、人件費』になります。電子化すると、印刷・封入・郵送のコストはすべてカットできます。コスト削減の効果は非常に大きいです。

ただし、事前にどれだけコスト削減できるのか?をシミュレーションする場合は、注意が必要です。『紙(用紙、インク代、封筒)、郵送(切手)、人件費、電子化率』といった複雑な要素が絡み合いますので、いろんな観点でコスト削減シミュレーションができます。特に結果に大きな影響を与えるのが「電子化率」です。電子化率とは、取引先が請求書の電子化に同意してくれた割合のことを指し、電子化率が低いと、コスト削減の効果も低くなります。このため、電子化率を高めて、コスト削減をどんどん進めていく仕掛けが必要になり、電子化率を想定しながらコスト削減シミュレーションすることが重要です。

Web請求書サービスを導入する
メリット2
請求業務を効率化できる

請求書を電子化することで請求業務の効率化にも
つながります。その主な理由は下記の5つです。

Web請求書サービスを導入する
メリット3
どこでも仕事ができる環境を用意できる

エコデリバーはパソコンとインターネット環境さえあれば操作ができますので、請求書や支払通知書などの帳票の送付業務、未照会の取引先へあらためて照会依頼業務などをオフィスという場所に縛られることなく実施できます。
働き方改革でも推奨されているテレワークという新しい働き方もエコデリバーによって促すことができます。

Web請求書サービスの業務はテレワークに最適

請求書や支払通知書などの発送業務は、定型業務の代表例です。取引先へ郵送することを前提とした場合には、『印刷、封入、郵便局出し』とオフィスで仕事をするしか選択肢が無い訳ですが、エコデリバーで電子化すれば、『パソコンだけで完結する仕事』になるためテレワークに最適です。

Web請求書サービスを導入・請求書を電子化するデメリット

デメリットというよりは、請求書を送付する側の視点で気づきにくい留意点があります。

『請求書の電子化にはメリットしかない』といったインターネット記事などがありますが、それを紐解くと、郵送している請求書を"全て"電子化できれば"自社にとって"のデメリットは存在しないという意味です。これは『全て電子化できれば』、『自社にとって』という隠れた前提条件がありますので、それを取引先の視点で考えるとほとんどの仕入先からは郵送で請求書が届き一部の請求書だけが電子化されるだけですから次のような留意点があることがわかります。

Web請求書サービスを導入する
デメリット1
取引先へ電子化を案内し、その同意をもらう手間

電子化後の企業の半数が『電子化40%未満』(『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル)という厳しい現実があります。これは、すべての取引先から同意をいただけるわけではないからです。このため、取引先から電子化の同意をいただけるための仕組み・仕掛けを考えておく必要があります。

Web請求書サービスを導入する
デメリット2
取引先の業務ルールやパソコン環境によっては
電子化を了承いただけない場合がある

次のようなケースは、いくら取引先に請求書の電子化のご了承をお願いしても、紙の請求書でないと支払処理ができないため、同意いただけません。

  • 【1】OCRによる読み取りのため指定伝票でしか請求書は受取けとれない。
  • 【2】請求書は紙(郵送)でしか受取らないルール(業務規程)になっている。
  • 【3】パソコンが使える環境にない。Webアクセスが制限されている。

Web請求書サービスを導入する
デメリット3
取引先からの電子帳簿保存法に関する
質問に対応しなければならないケースがある

請求書の電子化を開始する前後で、取引先から電子帳簿保存法についての質問が数多く寄せられるようになります。代表的な質問の例としては次のようなものがあります。

請求書は「信書」に該当しますが、電子でも問題ないですか?
電子化された請求書は、電磁的記録物にあたるため信書の送達には該当しません。
電子で受取ったものを印刷して保存しても問題ないですか?
取引先が紙保管の形式で、税務監査対応を受ける場合、印刷して保存いただいても問題ございません。

Web請求書サービスに切り替える際の3つのポイント

取引先への「電子化案内」キャンペーン実施中!詳細はお問合せください。

請求書の電子化を進める際、全ての取引先がWeb請求書サービスに切替えることに同意してくれるとは限りません。紙でしか受取れないと断られる取引先もあり得ます。しかし、多くの場合、電子化切替えの案内が届いていたけれど手続きを忘れていたり、手続きがめんどうくさいなどの理由で電子化が進まないケースもあります。Web請求書サービスの導入でコスト削減するためには、 「電子化率(電子化の同意をいただいた取引先の割合)」を上げる必要があります。
請求書の電子化について取引先へご案内する中身次第で電子化率が大きく変わってきます。電子化が進まない案内方法と、電子化が進む案内方法を比較してみましょう。

電子化案内
ポイント1
Web請求書サービスのメリットを
しっかり記載する

当社アンケート※の結果から、取引先へ電子化の案内で説明されているメリットで圧倒的に多かったのは「郵送より早い」「明細データ活用(会計システム登録時に手入力を省ける)」の2点でした。また電子化率が50%以上を超える企業様にフォーカスするとこの2点に加えて「ペーパーレス化推進」、「保管場所に困らない」、「無くさない」、「検索ですぐに探せる」、「エコ活動に寄与」と幅広く受取側のメリットを説明されていたことがわかりました。

※『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル

電子化案内
ポイント2
電子化の案内は1回ではなく
3回以上を目指そう

当社アンケート※回答企業の75%で案内回数が2回以内に留まっていました。電子化率は良くて40%という状況でした。一方その案内を3回、4回と繰り返し行った企業の電子化率は50%、70%と回数に比例して高くなる傾向にあることがわかりました。つまり、同意を得られない場合でも、請求書電子化の案内状は定期的に送付することが重要だと、成功事例からわかってきました。

※『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル

電子化案内
ポイント3
取引先のWeb請求書サービスへの
切り替え手続きを簡素化

取引先への電子化の案内は書面を郵送する場合が多いため、取引先からの同意も書面で返信していただくケースが多いです。ただ書面で行う場合は、必要事項を手書きで記載、また郵送やFAXなど返信するまでの手続きに手間がかかります。
一方、同意の仕組がシステム化されて、簡単な手続きですめば、取引先は手間がかからないため、回答率が高くなることが成功事例からわかってきています。

Web請求書サービスへの切り替えを進める3つの仕組み

エコデリバーは、電子化の案内を自動で郵送代行することができ、取引先からはシステム化された簡単な手続きで同意を得ることができるようになっています。高い電子化率を誇る企業からのインタビューやインターネットアンケートを使って電子化率アップの成功要因を分析し、エコデリバーの機能に反映しています。その具体的な仕組みをご紹介いたします。

エコデリバーの仕組み
その1
「電子化の案内」を自動で同封する仕組み

3回を目安に電子化の案内したのち、電子化の同意が得られなかった取引先には、請求書の郵送をつづけることになりますが、エコデリバーの郵送代行を使えば、請求書を郵送する際に電子化の案内を一緒に同封しますので、より電子化率アップが期待できます

エコデリバーの仕組み
その2
送付先マスターを登録するだけで、
電子化案内を郵送代行

エコデリバーの仕組み
その3
取引先の「電子化同意」手続きをシステム化

電子化の案内には、取引先がエコデリバーのホームページからアクセスし、メールアドレスを登録する方法が記載されています。
登録された情報は、エコデリバーの送信先マスタに登録され、電子化同意の証跡にもなり、その時点からWeb請求書サービスに切替わります。

エコデリバーの仕組み
マンガで確認

Web請求書サービスを利用請求書を電子化するまでの流れをマンガで解説。
エコデリバーを利用した場合の取引先へのご案内方法が確認できます。

Web請求書サービス 導入の流れとサポート体制

導入の流れ

  • step01
    仕分情報の登録(必要な場合)

    ・異なる送信先コードを同じ郵送宛先に送付する場合
    ・同じ送信先コードでも、帳票種別毎に郵送宛先が異なる場合

  • step02
    送信先情報の登録

    ・Web配信の場合は、送信先コードとメールアドレスを登録
    ・郵送代行場合は、送信先コードと住所を登録

  • step03
    取引先への電子化案内

    ・メールアドレスがない場合は郵送で案内し、メールアドレスを収集
    ・メールアドレスがある場合はメールで案内

  • step04
    帳票データの準備

    ・帳票データをPDFで準備
    ・帳票データをCSVデータで準備

  • step05
    同封ファイルの準備(必要な場合)

    ・全ての送信先に同じファイルを同封する場合
    ・送信先毎に異なるファイルを同封する場合

  • step06
    データアップロード環境の準備

    ・システム連携してアップロード
    ・PCからアップロード

サポート体制

はじめてのWeb請求書サービスの導入でも安心して準備がすすめられるよう、ご提案・コンサルティング・電子化の支援をいたします。
また、導入後のアフターサポートも充実。利用マニュアルやヘルプデスクなど、困った時でもすぐに問題解決できる体制でお客様の業務効率化を加速させます。

営業がしっかり提案&フォローアップ

営業がしっかり提案&フォローアップ

御社の環境や現在の状況によってエコデリバーの活用方法は異なります。状況やご要望に合わせて最適な導入プランをご提案をさせていただきますので、まずはお気軽にお問い合せください

導入後のサポートツールも充実

導入後のサポートツールも充実

導入後もトラブルなくスムーズにご利用いただけるよう、取引先へ操作の説明をするための資料や手順書など、様々なサポートツールをご用意しております。

お問い合わせ窓口をご用意しています

お問い合わせ窓口をご用意しています

操作・運用等に関する各種ご相談、お問い合わせには専用の窓口をご用意しておりますので、お気軽にご連絡ください。