eco Deliver Express(エコデリバー)で請求書をどんどん電子化し、
経理業務の効率化のきっかけをつくる

経理業務の効率化は帳票の電子化から行うと効率的です。しかし、帳票の中でも請求書などの郵送物の電子化は、取引先様の承諾が必要で「電子化率(電子化の承諾をいただいた取引先様の割合)」を上げる必要があります。eco Deliver Express(エコデリバー)は請求書の電子化をどんどん進め、電子化率を加速度的に高める仕組みがあります。

帳票の電子化が進まない理由(電子化案内文の書き方)

取引先様の支払業務フローがルール化されており、ほとんどは郵送されてきた『紙』の請求書を証憑として取引担当者と経理部の支払担当者が確認して、支払処理を行うことが通例です。 電子化する場合、業務フローを変更する必要があるため、請求書を受取る側の担当者が上司の方に電子化に対応する理由を説明し、意思決定できるように案内する必要があります。

しかし、電子化の案内文が承諾を得られにくい内容となっている場合は、電子化が進みづらいです。ではどのような案内文が進みにくいのかよくある3つのケースをご紹介しましょう。

電子化案内文でよくあるケース1 受取る側の電子化のメリットが記載されていない

取引先様への請求書の電子化案内は、「請求システムの変更を理由に請求書電子化のご理解を頂きたい」といった内容では同意が得られない場合があります。

このような案内文の場合、既に業務ルールとして電子請求書を支払処理するフローが確立している取引先様は、すぐに了承してくれるのですが、そうでない企業様が検討しようとすると『請求書を電子で受け取る』場合のリスクを気にされるため、『今までどおり(郵送)でイイかな』という意見に流れやすくなります。そのため案内文には電子化のメリットをしっかり記載する必要があります。

電子化案内文でよくあるケース2 取引先様が電子化に同意しにくい説明

取引先様の支払処理担当者が、請求書電子化のメリットを熟知していたとしても、企業組織として、上長に説明しなければなりません。このため、請求書電子化のメリットを体系的に説明した資料があれば、関係者間で共通認識を持つことができるので検討が進みます。

ではこのようなケースを防ぐには、どのような案内文にすればよいでしょうか。その方法をご紹介しましょう。

請求書の電子化をどんどんすすめる「電子化案内文の書き方」

請求書の電子化を進めるためには、(1)取引先様にとって請求書の電子化のメリットがわかりやすい案内状にすること、(2)取引先様に承諾をいただけるまで繰り返し送付すること、(3)電子化同意の手続きが簡単であることを認識していただくこと、の3点が大切です。

対応策1 取引先様のメリットとして何を記載すべきか

当社アンケート※の結果から、取引先様にメリットをご説明していた案内状のなかで圧倒的に多かったのは、「郵送より早い」「明細データ活用(会計システム登録時に2次利用)」の2点でした。また電子化率が50%以上を超える企業様にフォーカスするとこの2点に加えて「ペーパーレス化推進」、「保管場所に困らない」、「無くさない」、「検索ですぐに探せる」、「エコ活動に寄与」と幅広く受け取る側のメリットを説明していたことがわかりました。こういったメリットをしっかり記載した案内状にすることが大切です。

※『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル

対応策2 電子化を案内する回数の最適化

当社アンケート※回答企業の3/4で案内回数が2回以内に留まっていました。電子化率は良くて40%という状況でした。一方その案内を3回、4回と繰り返し行った企業の電子化率は50%、70%と回数に比例して高くなる傾向にあることがわかりました。つまり、同意を得られない場合でも、請求書電子化の案内状は定期的に送付することが重要なのです。

対応策3 取引先様からの電子化同意の証跡収集をシステム化

取引先様への電子化の案内を書面で行う企業様が多いため、その同意も書面で行うケースが多いです。
書面で行う場合は、取引先様は郵送やFAXなどで同意連絡をしなければならず手間がかかります。
しかし同意の仕組がシステム化されていれば取引先様も簡単な手続きで終了します。

加えて書面の場合だと回答率が低かったり、収集した書面の内容を確認して取引先情報をシステムに登録する入力作業が発生してしまいます。回答率アップやシステム登録の効率化を考えればシステムによる自動化が望ましいです。

このような仕組みを実装しているエコデリバー

エコデリバーは、ご紹介した案内文の送付を実現する仕組みをもっています。高い電子化率を誇る成功企業からのインタビューやインターネットアンケートを使って電子化率アップの成功要因をシステムに組み込み自動化を実現しているのです。その具体的な仕組みをご紹介しましょう。

仕組み1 「電子化の案内状」を自動で同封する仕組み

電子化をする前に郵送代行オプション機能を使って、郵送する請求書と一緒に電子化の案内を同封します。上述した取引先様に訴求すべきメリットを統計分析した結果も反映された案内文になっているため、高い同意率が期待できます。

仕組み2 「電子化の案内状」を繰返し送付する仕組み

仕組み1でご説明した「電子化同意率を高める案内状」を請求書を郵送する毎に同封しています。電子化の同意をいただけるまで繰り返しご案内することも可能ですし、一定回数で停止し取引先様へのアプローチ方法を変更することも可能です。繰り返し案内状を適切な方法で送付することで、電子化率をどんどん高めていくことができます。

仕組み3 「電子化の同意手続き」の仕組み

仕組み1「電子化の案内状を自動で同封する仕組み」では、同封する案内状には、取引先様がエコデリバーのホームページからアクセスし、メールアドレスを入力する方法が記載されています。登録された情報は、エコデリバーのマスタに登録され、電子化同意の証跡にもなり、その時点から請求書は郵送ではなく、電子で送付されるようになります。

このような3つの仕組があるからこそ、電子化がどんどん進み、電子化率が高まり、
経理業務の効率化のきっかけをつくることができるのです。

請求書の電子化がどんどん進んだ成功事例集

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他社ではどのように進めているのか、ご参考にどうぞ。