Web請求書サービスを導入、帳票の電子化を進めるポイント

Webも郵送代行もFax配信も全部実現できます!
小規模・部門単位での導入を見据え、基本料金3,000円+100円/通~スタートできます。

Web請求書サービスで請求書・納品書・支払通知書を電子化。

エコデリバーは、チーム単位での導入を見据え、請求書はもちろん、納品書、支払通知書など、貴社のあらゆる帳票をクラウドで電子化、取引先はPDFで照会できるサービスです。郵送・FAXにも対応しているのでテレワークでの利用が増えています。

Web請求書サービスなら請求書の送信・受信ができます。

利用形態としては「貴社から得意先へ送信するモデル」と「仕入先から返信、貴社が受信するモデル」の「双方向モデル」の3パターンでご利用頂くことができます。

Web請求書サービス導入3つの効果

印刷・郵送費用などの「コスト削減」、封入・封かん時間短縮による「業務効率化」で注目されてきている帳票を電子化・PDFで照会、Web請求書サービスですがミス防止の側面でも効果があります。

もちろんエコデリバーなら、請求書だけではなく、支払通知書、納品書、給与明細書などにも適用すれば、さらなる効果が期待できます。

帳票の電子化・Web請求書サービスによるコスト削減

エコデリバーを導入したお客様は高い電子化率を実現されています。御社の取引先への電子化切替え案内をエコデリバーで自動化すれば、どんどん電子化が進みます。
50%以上のコスト削減効果の事例もご紹介しております。

帳票の電子化・Web請求書サービスによる時間短縮

御社で行われている印刷・封入などの作業は、データアップロード作業に置き換わり、わずか数十分まで短縮できます。
また郵送時間はなくなり、すぐにWeb配信されるため、御社の取引先にすぐにお届けできます。

帳票を電子化・PDF照会のWeb請求書サービスによるミス防止

請求書は、月末、また四半期などのピーク性がある業務ですが、平常時の要員で業務をこなそうとするため、ミスが発生しやすい業務です。また、お客様の締日の関係から、期日を守る必要があるため作業ミスを誘発しやすい状況になると考えられます。

エコデリバーに確定データをアップロードすれば、一気通貫で請求書が作成されるため内容の再確認は不要。
また予め設定された送信先マスタに従ってWeb配信されるため、宛先間違いが無くなります。
電子データ・PDFだから、テレワークでも利用できます。

Web請求書サービスがテレワークでも利用できる理由

Web請求書サービスなら、印刷・封入などの手作業が不要になる

Before

取引先に請求書発行するまでには、請求データ処理、印刷、封入・封かん、郵送作業が必要になります。請求書の発行数が多くなると、大きな負荷がかかります。

After

Web請求書サービスを利用すると、請求データをアップロードするだけで、取引先に請求書を発行できるようになります。
Webサービスなので、テレワークにも最適です。

Web請求書サービス「エコデリバー」なら、電子帳簿保存法に対応できる

請求書を一度も紙に出力せずにPDFファイルなどの電子ファイルで取引先へ送付した場合、電子取引とみなされます。電子取引の場合、以下の要件を満たせば電子帳簿保存法に対応できます。

「電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。」

エコデリバーには電子帳簿保存法対応に必要な要件として、取引先コード、取引日付、請求金額の範囲を組合わせて検索できる機能が備わっており、電子帳簿保存対応が可能です。

Web請求書サービスに切り替える際の3つのポイント

取引先への「電子化案内」キャンペーン実施中!詳細はお問合せください。

請求書の電子化を進める際、全ての取引先がWeb請求書サービスに切替えることに同意してくれるとは限りません。紙でしか受取れないと断られる取引先もあり得ます。しかし、多くの場合、電子化切替えの案内が届いていたけれど手続きを忘れていたり、手続きがめんどうくさいなどの理由で電子化が進まないケースもあります。Web請求書サービスの導入でコスト削減するためには、 「電子化率(電子化の同意をいただいた取引先の割合)」を上げる必要があります。
請求書の電子化について取引先へご案内する中身次第で電子化率が大きく変わってきます。電子化が進まない案内方法と、電子化が進む案内方法を比較してみましょう。

電子化案内
ポイント1
Web請求書サービスのメリットを
しっかり記載する

当社アンケート※の結果から、取引先へ電子化の案内で説明されているメリットで圧倒的に多かったのは「郵送より早い」「明細データ活用(会計システム登録時に手入力を省ける)」の2点でした。また電子化率が50%以上を超える企業様にフォーカスするとこの2点に加えて「ペーパーレス化推進」、「保管場所に困らない」、「無くさない」、「検索ですぐに探せる」、「エコ活動に寄与」と幅広く受取側のメリットを説明されていたことがわかりました。

※『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル

電子化案内
ポイント2
電子化の案内は1回ではなく
3回以上を目指そう

当社アンケート※回答企業の75%で案内回数が2回以内に留まっていました。電子化率は良くて40%という状況でした。一方その案内を3回、4回と繰り返し行った企業の電子化率は50%、70%と回数に比例して高くなる傾向にあることがわかりました。つまり、同意を得られない場合でも、請求書電子化の案内状は定期的に送付することが重要だと、成功事例からわかってきました。

※『請求書の電子化における取引先との調整方法および電子化率の調査』インターネット調査2018年8月(株)マクロミル

電子化案内
ポイント3
取引先のWeb請求書への
切り替え手続きを簡素化

取引先への電子化の案内は書面を郵送する場合が多いため、取引先からの同意も書面で返信していただくケースが多いです。ただ書面で行う場合は、必要事項を手書きで記載、また郵送やFAXなど返信するまでの手続きに手間がかかります。
一方、同意の仕組がシステム化されて、簡単な手続きですめば、取引先は手間がかからないため、回答率が高くなることが成功事例からわかってきています。

Web請求書サービスへの切り替えを進める3つの仕組み

エコデリバーは、電子化の案内を自動で郵送代行することができ、取引先からはシステム化された簡単な手続きで同意を得ることができるようになっています。高い電子化率を誇る企業からのインタビューやインターネットアンケートを使って電子化率アップの成功要因を分析し、エコデリバーの機能に反映しています。その具体的な仕組みをご紹介いたします。

エコデリバーの仕組み
その1
「電子化の案内」を自動で同封する仕組み

3回を目安に電子化の案内したのち、電子化の同意が得られなかった取引先には、請求書の郵送をつづけることになりますが、エコデリバーの郵送代行を使えば、請求書を郵送する際に電子化の案内を一緒に同封しますので、より電子化率アップが期待できます

エコデリバーの仕組み
その2
送付先マスターを登録するだけで、
電子化案内を郵送代行

エコデリバーの仕組み
その3
取引先の「電子化同意」手続きをシステム化

電子化の案内には、取引先がエコデリバーのホームページからアクセスし、メールアドレスを登録する方法が記載されています。
登録された情報は、エコデリバーの送信先マスタに登録され、電子化同意の証跡にもなり、その時点からWeb請求書サービスに切替わります。

エコデリバーの仕組み
マンガで確認

Web請求書サービスを利用請求書を電子化するまでの流れをマンガで解説。
エコデリバーを利用した場合の取引先へのご案内方法が確認できます。

Web請求書サービス導入時に検討すべき3つの課題と対応方法

帳票(請求書や支払通知書、納品書など)の電子化で陥りがちな技術的課題や問題点としてどのようなものがあるのか、またそれらの課題を自社のスタッフだけでは解決できない場合、どんな支援が必要となるかについて解説いたします。

帳票の電子化・Web請求書サービス導入時に発生する3つの課題

  • 請求書フォーム
    現在郵送している請求書と同じレイアウトで電子化したい
  • 請求データ準備
    会計システムから適切なレイアウトで請求データを抽出・自動連携させたい
  • 今と同じ郵送先に電子配信
    取引部門は異なるが配信先を集約、同じ取引先でも帳票種別ごとに配信先部門を変えたい

Web請求書サービス導入時の課題対応に必要な3つのポイント

  1. ポイント1取引先が混乱しないよう、今の請求書フォームをそのまま電子化
  2. ポイント2データ変換サービスがあるから、データ準備に手間がかからない
  3. ポイント3仕分(宛先まとめ・宛先変更)機能で、郵送時と同じ単位で送付

Web請求書サービスが取引先から喜ばれる理由

Web請求書サービス「エコデリバー」なら複数の請求書を一括で受信できます。

発行側

Web請求書サービス「エコデリバー」なら複数の請求書を1回のログインで参照できます。

取引先(受取側)

エコデリバーで配信された
全ての会社の請求書が参照できる。

Web請求書サービス「エコデリバー」なら郵送よりも早く請求書を受取ることができます。

取引先(受取側)の使い勝手の良さ
電子化率アップのための大切なポイントです

まとめ
Web請求書サービス導入の3つのメリットとデメリット

Web請求書サービス導入の3つのメリット

  1. メリット1コスト削減できる
  2. メリット2請求業務を効率化できる
  3. メリット3テレワークでも対応できる

Web請求書サービス導入の3つのデメリット(留意点)

  1. デメリット1取引先へ電子化を案内し、その同意をもらう手間
  2. デメリット2取引先の業務ルールやパソコン環境によっては電子化を了承いただけない場合がある
  3. デメリット3取引先からの電子帳簿保存法に関する質問に対応しなければならないケースがある