請求書の電子化と経理業務のアウトソーシング・委託の比較

経理業務の委託・アウトソーシング・BPOサービスとは何か?

経理業務の委託・アウトソーシング・BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)は、自社業務を専門業者に外部委託して実施してもらうことを意味するビジネス用語として使われています。ただし企業内の業務のなかでも『外部委託するのに適した業務』というものが存在します。

それは『定型かつ大量(高頻度)』のバックオフィス業務であり、そして最も代表的な外部委託に向いているとされるのが経理部門や営業事務の方が担当する請求書送付業務(会計システムからの印刷出力・封入封緘・郵便局出し)です。

請求書の電子化サービスとは?

紙で印刷、郵送している請求書をPDFファイルなどに電子化し、取引先様が専用のWEBサイトから請求書PDFをダウンロードできるようにする企業向けサービスです。個人で利用されているスマートフォン向け請求書電子化サービスを企業向けに提供していると考えていただくとイメージしやすいと思います。

通信キャリアの請求書はWEBサイトからPDFファイルとしてダウンロードできるようになっていたり、WEBページ上から閲覧できる仕組みが個人向けには広く普及しております。企業のような法人間取引の場合においても事務処理規程や組織内外の調整が必要という面もありますが、働き方改革や将来的な労働力人口の減少を見据えて電子化サービスの採用が広がりつつあります。

請求書電子化と経理業務委託の違い

経理業務委託における請求書送付と電子化サービスの違いは、人間が実施するのか、ITが電子的に処理するのかの違いになります。その境界線がわかりやすいように図でご説明いたします。

経理業務委託における請求書送付と電子化サービスのメリット、デメリットを業務効率や利便性、コスト削減効果などの切り口で整理すると次のようになります。

経理業務を効率化するためにハイブリッド型が良い理由

「電子送付+郵送代行」の"いいとこ取り"をしたハイブリッド型が最適です。

メリット・デメリット一覧でもご覧いただいたとおり、電子化サービスは、従来型のアウトソーシングが対応できなかった「急ぎ便」、「少量(1通だけ)」にも対応できます。そのため利便性を追求している電子化サービスの一部では、アウトソーシング企業とも業務提携し、「電子配信+郵送代行」の"いいとこ取り"をしたハイブリッド型が活躍する時代になっています。

成功企業様は、"いいとこ取り"をした『ハイブリッド型の電子化サービス』の利便性、コストパフォーマンスに早くから注目し、郵送代行と電子化を組み合わせて納品書や支払明細書なども徐々に電子化を広げています。

また、今まで経理業務をアウトソーシングするにはコストが合わなくてできなかった「請求書の発行数が月間1,000~2,000通の企業様」においても、郵送代行+電子化のハイブリッド型は導入のメリットが高いです。

請求書の電子化から始める経理業務の効率化
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